Merkator verfügt über eine Teilzahlungslogik, mit welcher sich wertmäßige oder prozentuale Abschläge für Teilzahlungen und Abschlussrechnungen abwickeln lassen.
Dabei hast Du die Möglichkeit in einem Zahlungsplan die Beträge und Termine der einzelnen Abschlagsrechnungen zu pflegen. Die Teilzahlungen fließen in der Finanzbuchhaltung auf ein separates Konto für erhaltene Anzahlungen. Im Übergabeprotokoll sind Anzahlungen und Abschlussrechnungen gekennzeichnet. Mit der Abschlussrechnung werden im Übergabeprotokoll die Teilzahlungen gegengerechnet.
Für die Nutzung der Anzahlungsrechnungslogik sind Einstellungen in Merkator und Designanpassungen in List & Label erforderlich, die in diesem Beitrag erläutert werden.
Für die Nutzung der Anzahlungs-/Abschlagsfunktion benötigst Du Einstellungen auf dem Seitenreiter Kosten/Rabatte aus der Rubrik "Anzahlungs-/Abschlagsrechnung" im Auftragskopf.
Für die Rechnungsart sind folgende Einstellungen möglich:
Bei Standardrechnungen ist die Normalrechnung aktiv. Für die Berechnung von Teilzahlungen wird die Einstellung Abschlagsrechnung verwendet. Mit der Abschlussrechnung wird der Auftrag abgeschlossen.
Der Abschlagswert kann wie unten beschrieben prinzipiell direkt auf der Maske als Wert oder in Prozent eingegeben werden. Eleganter ist jedoch der Weg über den Zahlungsplan, bei dessen Verwendung die Anzahlungsbeträge zudem auch in die Liquiditätsplanung einfließen. Mit Klick auf den Button Zahlungsplan wechselt Merkator in das Modul Anzahlungsplan.
Hier kannst Du die Abschlags- und Restzahlung terminlich definieren und auch den Wert festlegen.
Startest Du die Eingabe mit dem Prozentsatz und bestätigst mit Return, berechnet Merkator automatisch den Anzahlungsbetrag und umgekehrt.
Im oberen Bereich der Maske werden der Auftragswert und der Auftragsrestwert (Differenz zu den bereits eingetragen Anzahlungsbeträgen) angezeigt.
Ist der Zahlungsplan vollständig, steht diese Differenz entsprechend auf „Null“.
Mit Rechtsklick in eine Anzahlung und dem Befehl Übertragen kannst Du einen Anzahlungsbetrag in das Feld Abschlagswert im Auftragskopf übertragen.
Bestätige die Abfrage anschließend mit JA.
Im Auftragskopf wird der entsprechende Wert nun im Feld Abschlagswert angezeigt.
Wird für diesen Auftrag nun die Rechnungserstellung durchgeführt, wird das Feld bereits berechnet im Anschluss gefüllt. Im Auftragskopf erhältst Du daher immer Auskunft über den wertmäßigen Status des Auftrags.
Alle im Zahlungsplan hinterlegten Teilzahlungsrechnungen können auf diese Weise der Reihe nach aktiviert und berechnet werden. Aktivierst Du die letzte Rate, wird über eine Abfrage die Kennung auf Abschlussrechnung gesetzt.
Wird für einen Auftrag ein Zahlungsplan verwendet, lässt sich dieser auch über das Kundencenter aufrufen. Hierfür muss eine Spalte für den Status in das Auftrags-Grid eingefügt werden. Mit Doppelklick auf das LED-Symbol kannst Du den Zahlungsplan auch direkt aufrufen.
Die Anzeige statistischer Aufträge im Kundencenter ist nicht zu empfehlen, da hierdurch eine Verschlechterung der Performance eintreten kann.
Willst du keinen Zahlungsplan verwenden, ist es auch möglich, entweder einen prozentualen oder einen wertmäßigen Abschlag auf der Maske im Auftragskopf einzugeben. Innerhalb einer Teilrechnung ist die gleichzeitige Verwendung beider Funktionen nicht möglich, jedoch kannst Du für jede Teilrechnung eines Auftrages zwischen prozentualen und wertmäßigen Abschlag neu wählen.
Neben den Eingabefeldern für die Abschläge werden in weiteren Feldern die bisher berechneten Teilzahlungen als Prozentsatz und Summe angezeigt.
Anzeige des Auftragswertes und des Restwertes, der sich aus dem Auftragswert minus den berechneten Teilrechnungen ergibt.
In der Kontenzuordnungsmatrix sind die Konten unter der Kontenart "erhaltene Anzahlungen (18)" (ab Index 27) anzulegen. Zum Aufbau der Kontenmatrix sind nur die Kundenerlösklassen erforderlich. Die Artikelerlösklassen werden nicht benötigt, da keine Artikel bei den Anzahlungen zum Einsatz kommen.
In der Auftragsauskunft muss das Feld Teil-/Restbetrag (vk1‑anzahl-betrag) eingebunden werden, damit die Abschlags-/Restzahlungen zum Auftrag im Fenster angezeigt werden.
Zur Darstellung der Teilrechnungen und der Abschlussrechnung mit aufgeführten Teilzahlungen sind Designanpassungen im Rechnungslayout erforderlich. Anpassungen im Formulardesign lassen sich mit entsprechender Schulung List & Label auch selbst durchführen oder können auf Anfrage von Complan durchgeführt werden.
Die Kennzeichnung der Abrechnungsart muss um die Ausweisung von "Teilrechnung" und "Abschlussrechnung" erweitert werden.
Mit einem Kunden wird für einen Auftrag folgende Zahlungsweise vereinbart:
Der Auftrag wird mit Teilrechnungen und Abschlussrechnung in der Auftragsauskunft angezeigt.