Im Auftragskopf hast Du die Möglichkeit am Feld Rechnungsart zwischen
zu wählen.
Über die Einstellung der Rechnungsart am Auftragskopf gibt es damit die Möglichkeit, die Teilzahlungslogik zu nutzen, Vorkasse-Rechnungen zu erstellen oder Vorablieferungen eines Auftrags zu bearbeiten. In diesem Beitrag wird die Vorkasse beschrieben. Eine Beschreibung der Anzahlungsrechnungslogik und der Funktion Zahlplan sowie der Vorablieferung findest Du in separaten Beiträgen.
Um die Abwicklung einer Vorkasse-Rechnung nutzen zu können, müssen Einstellungen im Firmenstamm dafür gesetzt werden. Dabei steht zur Auswahl, ob die Abwicklung für den Einkauf, den Verkauf oder beide Bereiche gelten soll.
Soll ein Auftrag mit Vorauszahlung abgewickelt werden, muss im Auftragskopf die Rechnungsart auf Vorkasse gesetzt sein. Ein so gekennzeichneter Auftrag wird beim Rechnungsdruck als vorkassepflichtiger Auftrag behandelt und die Rechnung kann unabhängig von der Lieferung direkt gedruckt werden.
Soll die Kennzeichnung der Aufträge für Vorkasse nicht bei jedem Auftrag von Hand durchgeführt werden, lässt sich das Vorkasse-Kennzeichen in den Zahlungsbedingungen hinterlegen und so für die Abwicklung nutzen.
Ist bei einem Kunden die Zahlungsbedingung Vorkasse gesetzt, wird bei Auftragsanlage das Vorkasse-Kennzeichen im Auftragskopf automatisch vorbelegt. Die entsprechende Zahlungsbedingung für einen Kunden kannst Du im Kundenstamm hinterlegen.
Die Zahlungsbedingung Vorkasse ist beim Kunden hinterlegt und wird daher bei der Neuanlage eines Auftrags automatisch gesetzt.
Die Zahlungsbedingung wird im Kundenauftrag automatisch auf Vorkasse gesetzt, wenn diese im Kundenstamm zuvor hinterlegt wurde.
Die Rechnungsart wird im Auftragskopf damit zugleich automatisch auf 4: Rechnung (Vorkasse) gesetzt.
In der Positionserfassung kann zwar eine abweichende Liefermenge eingetragen werden, diese wird bei Erstellung der Vorkasse-Rechnung jedoch nicht berücksichtigt. Die hier in unserem Beispiel berechnete "Restmenge" basiert lediglich auf einem lokalen Feld. Die Rückstandmenge des Auftrags beträgt trotzdem weiterhin 100% der ursprünglichen Bestellmenge. Dies ist in der Auftragsauskunft/Auftragsbearbeitung gut zu sehen.
Mit dem Rechnungsdruck wird eine Rechnungsnummer gemäß des Nummernkreises vergeben und dem Auftrag zugeordnet. Beim Druck der Vorkasse-Rechnung wird diese als PDF abgestellt und kann aus dem Kundencenter aufgerufen werden.
In der Vorkasse-Rechnung sind 100% der ursprünglichen Bestellmenge berechnet.
Die Liefermenge der Vorkasse-Rechnung wird "datentechnisch" aus der Rückstandsmenge des Ursprungsauftrags gezogen. Der Ursprungsauftrag selbst bleibt als offener Auftrag stehen und es wird darin keine Liefermenge hinterlegt.
Der Auftrag bleibt im Kundencenter als offener Auftrag bestehen, so dass ein oder mehrere Lieferungen zum Auftrag durchgeführt werden können. In der Auftragsauskunft kannst Du den Status des Auftrags nachverfolgen. Die Rechnungsnummer ist im offenen Auftrag vermerkt. Ist der Zahlungseingang erfolgt, kann die Lieferung erfolgen.
Nach erstellter Vorkasse-Rechnung ist die Freigabe für den Druck weiterer Rechnungen gesperrt, d.h., es können keine zusätzlichen Rechnungen zu diesem Auftrag mehr angelegt werden.
Mit Zahlungseingang kann ein Pack- bzw. Lieferschein gedruckt werden. Wird das Einspielen der offenen Posten über die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung genutzt oder die Offenen Posten in Merkator als gezahlt gekennzeichnet, so werden die Druckkennzeichen der Formulare automatisch freigegeben. Bei Lieferung werden die Aufträge zusammengeführt und in den Status berechnet überstellt.
Wird bei gesetztem Kennzeichen Vorkasse keine Rechnung erzeugt, so wird bei Druck des Lieferscheins eine Meldung ausgegeben.
Die Bezahlung kann entweder über das Einspielen der OP aus der FiBu oder durch Ausgleichen der OP in Merkator erfolgen.
In der OP-Bearbeitung Kunde können offene Posten bearbeitet und ausgeglichen werden.
Durch die Eingabe eines Zahlbetrags lassen sich offene Posten manuell ausgleichen. Mit Return wird der OP entsprechend gekennzeichnet.
Den Status der Offenen Posten kannst Du vor Lieferung auch prüfen.
In den Optionen ist in unserem Beispiel die Einstellung alle gesetzt, damit auch ausgeglichene Posten angezeigt werden.
Mit Klick auf Preview kannst Du die Auswertung aufrufen. Die Rechnung wurde beglichen und die Lieferung kann erfolgen.
Ist die Liefermenge eingegeben so kann der Lieferscheine und ggf. eine Packliste gedruckt und der Versand vorbereitet werden.
Sind die Formulare erzeugt, geht es weiter mit der Fakturafreigabe.
Die beiden Aufträge werden nach Durchführung aller Lieferungen zusammengeführt. Die Rechnungsnummer und die Lieferscheinnummer sind im Auftrag vereint.
