Gelieferte Bestellungen lassen sich über das Menü Beschaffung/Rechnungseingangskontrolle für die Rechnungskontrolle auswählen.
Dabei muss im ersten Schritt eine Bestellnummer eintragen oder über die Suche aufgerufen werden.
Alternativ kannst Du auch aus der Bestellauskunft heraus eine WE-gebuchte Bestellung auswählen und mit Rechtsklick die Rechnungseingangskontrolle über das Kontextmenü aufrufen. Dies hat den Vorteil, dass die Kopfdaten auf diesem Weg bereits ausgefüllt sind.
Je nachdem, welchen Weg Du wählst, musst Du die Angaben für Lieferant und Bestellnummer noch eingeben oder diese einfach nur mit Klick auf den grünen Haken bestätigen.
Die dritte Möglichkeit besteht darin, in der Rechnungseingangskontrolle eine Lieferantennummer einzugeben, so dass alle WE-gebuchten Bestellungen des Lieferanten bearbeitet werden können.
Mit Return oder Klick auf den Haken geht es weiter zur Eingabe der Rechnungswerte.
Die Maske für die Erfassung der Rechnungswerte legt sich als separates Fenster vor die Rechnungseingangskontrolle.
Buchungsperiode: Wird mit der aktuellen Periode vorbelegt. Bei Bedarf kannst Du diesen Wert ändern.
Belegnummer: Rechnungsnummer, auf der Eingangsrechnung, rein numerisch, d.h. Sonderzeichen oder Buchstaben können nicht eingegeben werden. In den Optionen (siehe Kapitel 5) kannst Du zudem vorgeben, ob die Belegnummer automatisch vergeben werden soll.
Valutadatum: Rechnungseingangsdatum der Rechnung.
Offene Posten Nummer: Es kann eine OP Nummer vorbelegt werden. Dazu muss jedoch die Art der Nummernvergabe im Vorfeld definiert worden sein. Es ist auch ein eigener Nummernkreis möglich, wenn z.B. ein lückenloses RE-Buch aufgebaut werden soll. Dies kann über die Option im Register „Vorbelegung“ gesteuert werden (siehe weiter unten zu den Optionen).
Belegdatum: Das Rechnungsdatum der Rechnung ist hier zu pflegen.
Brutto 1: Eingabe des Bruttobetrags für den gewählten Steuercode
Brutto 2: Falls verschiedene Steuern auf der Rechnung ausgewiesen sind, müssen die Bruttowerte aufgeteilt und der richtige Steuercode verwendet werden.
Text(Rech-Nr): Zur Erfassung alpha-numerischer Rechnungsnummern
Verteilschl. & Checkbox Verteilung auf mehrere Bestellungen: Zur anteiligen Verteilung von Bezugskosten auf mehrere Bestellungen (separate Dokumentation)
Hast Du alle Rechnungsdaten eingegeben, geht es mit Klick auf den grünen Haken weiter in die Bestellpositionen.
Die Bestellpositionen zeigen die Bestell- und Artikelnummer, Position, Liefermenge, Mengeneinheit, EK-Preis (netto), Positionswert, Währung und die Kennzeichen für Sperrung und Freigabe. (Welche Felder angezeigt werden, kann im Grid-Design angepasst werden bei entsprechender Freigabe)
Im Bereich “Kontrollrechnung” oberhalb des Grids werden Nettobetrag und Vorsteuer ausgewiesen.
In der Buttonleiste findest Du mehrere Möglichkeiten, z.B. in den Bestellkopf zu springen oder weitere Funktionen wie z.B. die Verbuchung von Teilrechnungen. Auch wieder zurück in das Fenster der Rechnungswerte kannst Du von hier aus wechseln.
Wähle die Position aus und klicke anschließend auf den Button zur Freigabe / Sperren von Positionen. In Spalte R wird anschließend J = ja oder N = nein angezeigt. Auch mit der Funktionstaste F5 kannst Du die Kennung umstellen. Die dritte Alternative besteht darin, die Kennung direkt in Spalte R einzutragen.
Als letzte Möglichkeit steht Dir das Kontextmenü zur Verfügung. Mit Rechtsklick und dem Befehl Freigabe.
Im Kontextmenü findest Du auch die Befehle, um alle Positionen freizugeben oder zu sperren.
Mit jeder Position, die Du auf freigegeben setzt, wird der Positionswert auf den Gesamtwert der Bestellung verteilt und in der Anzeige Kontrollrechnung vom Nettobetrag abgezogen. Am Ende sollte idealerweise jeweils NULL in den Feldern Netto 1 und Vst 1 stehen bleiben.
In den Details hinter der Bestellposition kannst Du den EK-Preis bei Bedarf verändern und dort Rabatte und Zuschläge eintragen. Mit Rechtsklick und dem Befehl Details wechselst Du dort hin.
Änderst Du den EK-Preis, so entsteht eine Differenz, die in der Kontrollrechnung entsprechend aufgeführt wird.
Verlässt Du das Programm Rechnungseingangsprüfung, erfolgt die Abfrage, ob die Eingangsrechnung verbucht werden soll.
Im Falle von Differenzen erfolgt eine zweite Buchungsabfrage.
Mit dem Verbuchen wird die Bestellung auf den Status “gezahlt” gesetzt. In der Bestellauskunft erkennst Du dies am Kassensymbol links in den Positionen. Auch ein ggf. geänderter EK und Positionswert ist hier zu sehen. Hattest Du die Rechnungsprüfung aus der Bestellauskunft aufgerufen, springt Merkator beim Schließen der Rechnungsprüfung automatisch zurück dorthin und Du hast sofort alles im Blick.
Wenn keine Bestellung vorhanden ist, kannst Du die Rechnung als manuelle Buchung eingeben. Gehe hierfür über das Menü der Extras und den Befehl man_Buchung. Danach kannst Du eine Eingangsrechnung ohne Bestellbezug erfassen, im ersten Schritt startet die Suche über den Lieferanten …
… anschließend geht es weiter mit der manuellen Erfassung.
Die Buchung wird am Schluss, wie im folgenden Beispiel im FiBu-Übergabeprotokoll zu sehen, in der Fibu-Schnittstelle übergeben. In der OP Bearbeitung wird der Satz als Forderung angezeigt.
Um Teillieferungen berechnen zu können, kannst Du bei der Positionsbearbeitung in der Rechnungseingangskontrolle eine Teilberechnungsmenge verbuchen. Wähle hierfür die betreffende Position aus. Klicke dann auf den Button für Teilmengen und gib anschließend die zu verbuchende Menge ein.
Die Position, in unserem Beispiel 10, erscheint daraufhin gesplittet mit der zu verbuchenden Menge und der Restmenge in der Positionsanzeige.
Verbuchst Du anschließend die Teilmenge, bleibt der Rest in der Bestellauskunft stehen.
Über den Button für Zusatzpositionen kannst Du in der Rechnungseingangskontrolle bestandsunwirksame, weitere Positionen anlegen. Diese werden als Kopie der im Grid ausgewählten Position angelegt und dabei automatisch auf Status N gesetzt.
Die Optionen der Rechnungseingangsprüfung öffnest Du von der Startmaske aus mit Klick auf das Menü Optionen. Hier findest Du u.a. die Möglichkeit, eine Vorbelegung der OP-Nummer festzulegen, wie z.B. durch die Bestellnummer.
Die Belegnummer der Rechnungskontrolle kann auch automatisch hochzählend erzeugt werden. Hierfür muss die Checkbox Belegnummer aus Nummernkreis angehakt sein.
Die erste automatisch zu vergebende Belegnummer muss hierfür erst in den Nummernkreis-Stammdaten unter der Ziffer 81 im Feld Faktura definiert werden. Über die Startseite und das Menü System/Stammdaten/Nummernkreise/Nummernkreise kannst Du diese öffnen.
Unter dem Nummernkreis 81 kann dann ein erster Wert am Feld Faktura festgelegt werden.
Sollen Positionen aus verschiedenen Bestellungen eines Lieferanten verbucht werden, brauchst Du die Funktion „Picken“. Über das Picken lassen sich mehrere Bestellpositionen eines Lieferanten aus der Bestellauskunft zusammenklicken. Willst Du für den Aufruf der Bestellauskunft beim Picken von vorne herein nur WE-geprüfte Bestellungen selektieren, kannst Du beim ersten Aufruf ein entsprechendes Muster speichern, das explizit dem Aufruf über das Picken zugeordnet wird. Das Muster muss nur 1 x angelegt werden.
Starte die Rechnungseingangskontrolle über das Hauptmenü, so dass Du in die Standardeingangsmaske der Rechnungsprüfung kommst. Gib erst den gewünschten Lieferanten ein und wähle dann über den Menüpunkt Picken den Befehl Bestellnummer.
In der folgenden Liste kannst Du pro Zeile über die Suche mit F9 in die Bestellauskunft springen und dort eine Bestellnummer auswählen.
Damit dort nur WE-gebuchte Bestellungen angezeigt werden, kannst Du ein Muster -nur für den Aufruf über das Picken- anlegen. Dieser Schritt wird hier als nächstes gezeigt.
In unserem Beispiel setzen wir zunächst im Vorfeld die Optionen der Bestellauskunft auf WE-geprüfte Bestellungen. Diese Einstellung wird als Muster gespeichert.
Aktiviere hierfür die Checkbox Wareneingänge auf dem Seitenreiter Anzeige in den Optionen der Bestellauskunft.
Erstelle dann mit Klick auf den Muster-Button ein entsprechendes Standard Muster. Damit ist die Selektion auf Wareneingänge beim Picken immer aktiv.
Mit Doppelklick auf kannst Du nun einzelne Positionen oder Aufträge des Lieferanten direkt in die Picken-Liste holen.
Hast Du alle Bestellungen ausgewählt, schließe die Picken-Liste. Merkator wechselt automatisch zur Eingabe der Rechnungswerte und Du kannst die Rechnungsprüfung fortführen. Du kannst nun die aus den Bestellungen zusammengestellten Positionen auswählen, die mit der vorliegenden Rechnung bezahlt werden sollen. Diese werden bei entsprechender Bearbeitung als rechnungskontrolliert markiert und in den entsprechenden Status überführt. Übrig gebliebene Positionen bleiben im Status WE stehen und können in einer neuen Rechnungsprüfung bearbeitet werden.
Weist eine Rechnung einen anderen Preis auf als die Bestellung, gibt es verschiedene Möglichkeiten, diese Preisdifferenz zu bearbeiten.
1. Verbuchen der Differenz ohne Anpassung des Systems
Die wareneingangsgebuchte Bestellung wird rechnungsgeprüft. Der Preis weicht von der Bestellung ab und Du führst die Rechnungseingangskontrolle mit erhöhtem Preis wie oben beschrieben durch. Die Preise sowie der LEK und DEK werden dabei nicht verändert.
2. Verbuchen mit LEK und Preis Korrektur
Du führst die Rechnungseingangskontrolle mit erhöhtem Preis durch. Zusätzlich soll der neue Preis als letzter Einkaufspreis LEK und als neuer Preis des Artikels genommen werden. In den Positionsdetails findest Du in der rechten Buttonleiste die Buttons zum Update des LEK und Pflege des neuen EK.
Bei Klick auf Letzter EK folgt eine Abfrage zur Preisaktualisierung im Bestandsstamm. Bestätigst Du mit JA, wird der neue Preis LEK im Bestandsstamm aktualisiert.
Bei Klick auf Update EK folgt eine Abfrage zur Aktualisierung des Preises im Preissystem. Bestätigst Du mit JA, wird der neue Preis ins Preissystem übernommen. Mit Rechtsklick auf die Position kannst Du in den Artikelstamm springen und die Veränderung in unserem Beispiel am Lieferanten-Artikel-Preis sehen.
Ist auch die Nachberechnung des DEK gewünscht, so ist dies nur durch eine Firmenparameteränderung möglich, die mit Complan abzustimmen ist. Ist dieser Parameter entsprechend gesetzt, wird der DEK immer nachberechnet, wenn es in der Rechnungskontrolle zu Preisänderungen kommt.
Soll der DEK einmalig nicht verändert werden, muss die Checkbox „DEK nicht verändern“ in den Positionsdetails aktiviert werden.