Die Auftragsverwaltung mit der Anlage von Angeboten, der Erstellung von Kundenaufträgen und dem Druck der dazu gehörigen Formulare liegt in Merkator im Kundencenter, dem CRM-Modul. Dieser Beitrag zeigt Dir, wie Du Vertriebsvorgänge wie z.B. Angebote oder Kundenaufträge anlegst und die Kopfdaten erfasst. Die Positionserfassung wird in einem gesonderten Beitrag beschrieben.
Das Kundencenter kann von der Startseite über das Menü Vertrieb/Kundencenter-CRM aufgerufen werden ...
oder über einen Button, der auf der Startseite platziert werden kann.
Die Möglichkeiten zum Datenaufruf sind in der Dokumentation zum Kundencenter ausführlich beschrieben. Der Einstieg ist mit Eingabe der Kundennummer, der Kunden-Kurzbezeichnung möglich oder auch über Eingabe einer Auftragsnummer.
Auf dem Seitenreiter Angebote/Aufträge befinden sich -je nach Einstellung der Anzeige- alle offenen Aufträge und Angebote. Von hier aus bestehen alle Möglichkeiten zur Neuanlage und Bearbeitung.
Das Grid Angebote/Aufträge kann prinzipiell alle Felder aus dem Angebots-/Auftragskopf anzeigen. Dies kann - bei entsprechender Berechtigung - über den Designer individuell gestaltet werden, so dass gewünschte Felder angezeigt und nicht benötigte ausgeblendet werden können.
Die Bedienung des Designers ist Teil einer Merkator-Admin-Schulung, die bei Complan bestellt werden kann.
Im Folgenden beschreiben wir eine Auswahl möglicher Felder.
Die Herkunft signalisiert, wie auch in der Auftragsauskunft, den Auftragsstatus durch ein Symbol.
Je nach Einstellung der Anzeigeoptionen werden im Kundencenter offene Angebote und Aufträge angezeigt.
Anzeige der Nummer der Angebotsversion.
Auftragsarten werden bei der Neuanlage definiert. Sie können später auch mit der Funktion Auftragsartentausch verändert werden.
Rahmenaufträge bzw. Kontrakte können auf Ebene des Auftragskopfes zugeordnet werden. Diese Zuordnung gilt dann als Vorbelegung für die Positionserfassung.
Es können aber auch pro Auftragsposition unterschiedliche Rahmenaufträge zugeordnet werden. Dann ist die Vorbelegung im Auftragskopf nicht notwendig.
Die Bestellnummer des Kunden kann zur Suche nach einem Auftrag verwendet werden.
Bei der Auftragserfassung besteht die Möglichkeit die Kundenbestellnummer auf Dubletten zu prüfen.
Weitere Felder können z.B. folgende sein:
Im Grid Angebote/Aufträge sind zusätzlich Schnellstart-Buttons integriert zum Aufruf folgender Bereiche:
Mit Doppelklick auf ein Icon öffnet sich das jeweilige Programm, z.B. die Textbearbeitung für den Auftragstext.
Über das Kontextmenü zu einem Angebot/Auftrag gibt es mehrere Möglichkeiten zur weiteren Auftragsbearbeitung. Über den Befehl Detail geht es in die Anzeige des Auftragskopfes.
Bei der Anlage von Angeboten (und im Übrigen auch Kundenaufträgen) besteht die Auswahl zwischen
1. Klick auf den Button Neuanlage oder
2. Rechtsklick auf einen bestehenden Auftrag und den Befehl Neuanlage.
Zunächst erfolgt die Abfrage zur manuellen oder automatischen Nummernvergabe. Das Erscheinen der Abfrage kann in Merkator auch abgestellt werden, denn in der Regel wird mit der automatischen Nummernvergabe gearbeitet.
Merkator springt nun zur Bearbeitung der Kopfdaten des Angebots (oder Kundenauftrags). Hier werden alle relevanten Daten zum Angebot erfasst.
Die in der Angebotsbearbeitung vorhandenen Felder verteilen sich über die entsprechenden Seitenreiter. Auch hier gilt, dass die Zusammenstellung und Art der zur Verfügung stehenden Felder in Merkator über das Maskendesign gewählt und gestaltet werden kann. Die hier abgebildeten Felder sind im Standard grundsätzlich vorhanden. Im Folgenden soll auf eine kleine Auswahl daraus eingegangen werden.
Das Angebot der Felder in den Angebots-Kopfdaten unterscheidet sich im Vergleich zu den Kopfdaten bei der Anlage eines Kundenauftrags z.B. durch die Angebotsgültigkeit oder die Checkbox Angebot ohne Summenzeile.
Die Vergabe der Gültigkeit für Angebote kann in Merkator automatisiert werden. Es wäre z.B. möglich, einen Zeitraum von 2 Wochen oder 2 Monaten festzulegen, der automatisch ab dem Anlagedatum für jedes neue Angebot gerechnet und eingestellt wird.
Ohne Vorbelegung kann das Datum zur Gültigkeit manuell ausgewählt werden. Mit Klick auf das Lupensymbol öffnet sich der Kalender zur Auswahl eines Datums.
Wird bei der Anlage des Angebots bereits ein Liefertermin (über den Datums-Picker) erfasst, so wird dieser Termin später bei der Erzeugung einer Auftragsbestätigung an den Auftrag vererbt.
Für die Felder Versandart, Liefer- und Zahlungsbedingung lassen sich Werte aus einer hinterlegten Auswahl übernehmen, die man jeweils mit Klick auf das Lupensymbol aufrufen kann. Nehmen wir zum Beispiel die Zahlungsbedingungen.
Die hier hinterlegten Möglichkeiten werden durch Auswählen als Text in die Kopfdaten übernommen.
Hinter der Textform verbergen sich in der Regel weitere Daten, Logiken und Einstellungsmöglichkeiten, die in Merkator als Stammdaten angelegt sind und in der Verwendung verarbeitet und ausgewertet werden. Mit Rechtsklick auf eine Zeile in der Auswahltabelle und den Befehl Details lassen sich die jeweiligen Stammdaten „hinter den Kulissen“ aufrufen.
In diesem Beispiel öffnen sich die Stammdaten der Zahlungsbedingungen. Was in der Angebotserfassung als Textzeile zur Verfügung steht, wird hier über die vorgesehenen Felder mit Werten zur Berechnung belegt, so dass z.B. eine Verfolgung offener Posten auf der Basis der gewählten Zahlungsbedingungen möglich wird.
Auch weitere Textzeilen, können hier als Rechnungszusätze, die in der Angebotserfassung noch keine Rolle spielen, hinterlegt werden.
Zahlungsbedingung, Lieferbedingung, Versandarten und viele andere Daten mehr werden bei der Anlage eines Vorgangs aus dem Kundenstamm in den Angebots- bzw. Auftragskopf übernommen.
Damit sind diese Daten in vielen Fällen schon korrekt eingetragen, eine Änderung kann bei Bedarf erfolgen.
Bei der Erfassung der Angebotsdaten können auch die vorhandenen Stammdaten für Versandart und Lieferbedingung aufgerufen werden.
In der Buttonleiste am rechten Rand befindet sich eine Auswahl an Möglichkeiten zur weiteren Datenverknüpfung, darunter der Button für den Auftragstext. Die rote LED-Anzeige zeigt, dass hier noch keine Daten verknüpft sind.
Je nach Einstellung in den Optionen des Kundencenters wechselt danach die Ansicht automatisch. Handelt es sich um ein frisch angelegtes Angebot oder einen Auftrag, wechselt Merkator ggf. automatisch in die Positionserfassung und in der Folge wieder in den Auftragskopf und das Formularfenster.