Diverse Arten von Bezugskosten wie z.B. aus Zollkostenrechnungen können in Merkator als Bestellungen angelegt werden. Der „Bestellwert“ dieser Aufträge lässt sich nachträglich auf mehrere Einkaufspositionen anteilig verteilen, auch auf Positionen aus mehreren Bestellungen.
Im folgenden Beispiel wurde der Bezugskosten-Auftrag 14306 mit einem Bestellwert von 3.000,- € über das Lieferantencenter angelegt, wo er als Bestellung vorliegt.
Das Lieferantencenter startest Du über das Menü Beschaffung/Lieferantencenter – SRM oder über einen entsprechenden Button auf der Startseite.
Der Bestellwert dieses Auftrags soll auf weitere Bestellungen verteilt werden. Merkator bietet hier die Möglichkeit, im Bestellkopf eines bestehenden Auftrags einen Verteilschlüssel für die Bezugskostenrechnung zu definieren. Mit Rechtsklick in den Auftrag und den Befehl Detail oder über das entsprechende Symbol im Auftrags-Grid wechselst Du in den Bestellkopf.
Auf dem Seitenreiter Kosten/Rabatte wird am Feld DEK Verteilschlüssel für Kostenfelder der Verteilschlüssel ausgewählt. Er legt pro Bezugskosten-Rechnung fest, wie die Kosten auf die unterschiedlichen Positionen verteilt werden.
Die Kosten können nach
verteilt werden.
In unserem Beispiel sollen die Kosten aus Auftrag 14306 BEZUGSKOSTEN1 über den Verteilschlüssel W auf insgesamt drei Bestellungen verteilt werden, wobei grundsätzlich beliebig viele Verteilungen denkbar und möglich sind.
Voraussetzung für die Durchführung der Bezugskostenrechnung ist, dass der BEZUGSKOSTEN-Auftrag bereits im Wareneingang verbucht wurde. In der Bestellauskunft ist diese Bestellung mit dem Status „Wareneingang“ durch das LKW-Symbol entsprechend gekennzeichnet.
Über das Menü Beschaffung/Bestellauskunft oder direkt aus dem Lieferantencenter mit Klick auf den entsprechenden Button rufst Du die Bestellauskunft auf.
Die Bezugskostenverteilung wird bei Vorlage der Eingangsrechnung in der Rechnungseingangskontrolle durchgeführt. Diese öffnest Du über das Menü Beschaffung/Rechnungseingangskontrolle oder mit Rechtsklick auf die Bestellung in der Bestellauskunft. Der Sprung aus der Bestellauskunft hat den Vorteil, dass Merkator Lieferant und Bestellnummer direkt mitnimmt.
Im ersten Schritt muss hier die Bestellnummer eingegeben werden, oder sie ist bereits übernommen. In unserem Beispiel 14306.
Bestätigst du mit Return, öffnet sich die Eingabemaske für die Rechnungswerte. Merkator zieht dabei aus den Kopfdaten der Bestellung automatisch den Verteilschlüssel. Wurde die Bezugskostenrechnung nicht im Vorfeld schon als Auftrag erfasst, kann der Verteilschlüssel auf dieser Maske festgelegt werden. Über die Checkbox Verteilung auf mehrere Bestellungen aktivierst Du die Verteillogik.
Verlasse nun die Rechnungseingangsprüfung und bestätige anschließend die darauf folgende Abfrage.
Es folgt eine Auswahlmöglichkeit über alle Bestellköpfe in Merkator, die in unserem Beispiel auf einen Lieferanten ausgegrenzt wurde. In den Optionen kannst Du zusätzlich einstellen, welche Bestellungen herangezogen werden sollen.
Mit Doppelklick wählst Du die gewünschten Bestellungen aus, die sich in der Anzeige dadurch grün einfärben.
Mit Klick auf Auswahl im Menü werden die markierten Bestellungen bestätigt und die Verteilung der Bezugskosten wird gestartet.
Die Verteilung aller Bezugskosten kannst Du über das Menü Zusatz/Tabellen/Beschaffung/Verteilung Bezugskosten EK einsehen.
Der Schlüssel enthält sowohl die Auftragsnummer der Einkaufspositionen, auf die verteilt wurde als auch die Auftragsnummer des Einkaufskopfes, von dem verteilt wurde. Zusätzlich wird die Verteilung in % und in € auf die einzelnen Positionen aufgeführt.
In den Positionsdetails findest Du unter dem Seitenreiter Bezugskosten die auf diese Position verteilten Kosten nach % und Wert in €.
Die Positionsdetails rufst Du z.B. aus der Einkaufsübersicht heraus, über Rechtsklick auf die Position und den Befehl Bestellposition, auf.
