Während Du in den Stammdaten und im Lieferantencenter die wesentlichen Informationen zu jeweils einem Lieferanten einsehen kannst, bietet Dir das Programm Einkaufsübersicht eine umfassende Bestellauskunft zu allen Lieferanten und EK-Aufträgen. Es spiegelt in seinem Aufbau zugleich auch die Auftragsauskunft aus dem Modul Vertrieb wider.
Als Kernprogramm der Beschaffung erlaubt Dir die Einkaufsübersicht, Bestellungen zu ändern oder neu anzulegen. Bei der Neuanlage von Bestellungen wird nach der Lieferantenauswahl eine manuelle oder automatische Bestellnummer vergeben, während bei automatisch generierten Bestellungen die Bestellnummer generell automatisch vergeben wird.
Die Einkaufsaufträge bestehen aus einem Bestellkopf und n-Bestellpositionen. Im Kopf sind die Grunddaten aus dem Lieferantenstamm vorbelegt und können bezogen auf eine Bestellung geändert werden. In den Positionen werden die Bestellartikel gespeichert. Sowohl der Bestellkopf als auch die Bestellpositionen können mit beliebigen Texten ergänzt werden.
Die Bestellauskunft -auch Einkaufsübersicht genannt- lässt sich von verschiedenen Orten heraus aufrufen. Zum einen unmittelbar aus dem Lieferantenstamm oder dem Lieferantencenter heraus oder natürlich auch über das Menü der Startseite unter Beschaffung/Einkaufsübersicht.
Durch den Sprung aus dem Lieferantenstamm oder Lieferantencenter heraus startet die Einkaufsübersicht mit einer automatisch getroffenen Vorselektion auf den jeweiligen Lieferanten, in unserem Beispiel 88001.
Über den Button Start oder die Funktionstaste F5 setzt Du die aktuelle Ausgrenzung zurück …
… und Merkator stellt die maximale Ausgrenzung wieder her.
Die Ausgrenzungsmöglichkeiten über Lieferant, Bestellung, Artikel, Lieferantenauftragsnummer und einen Suchbegriff bieten Dir bereits eine große Bandbreite für die gewünschte Anzeige der Daten. Weitere Selektionen über Auftragsarten und aktive vs. inaktive Aufträge befinden sich in der Selektion und in den Optionen.
Hast Du eine Ausgrenzung getroffen, rufst Du mit Klick auf Anzeige die Daten auf.
Über den die Selektion lässt sich die Anzeige der EK-Aufträge differenziert auswählen. Klicke hierfür auf den Befehl Selektion im Menü.
Hier kannst Du über die Ausgrenzung von Kopf- und Positionsdaten sowie eine Filterfunktion eine Selektion vornehmen. Wiederkehrende Selektionen oder Ausgrenzungen lassen sich als Muster speichern, und können daher bei Bedarf wiederverwendet werden.
Die Übersicht der Einkaufsaufträge entspricht im Aufbau der Auftragsauskunft aus dem Vertrieb:
Im Grid der Einkaufsaufträge werden Kopf und Positionen optisch voneinander abgesetzt, wobei grundsätzlich jeder Auftrag aus einem Bestellkopf und n‑Bestellpositionen besteht.
Kopf und Positionen einer Bestellung kannst Du entweder jeweils über einen Button in der oberen Menüleiste oder mit Rechtsklick in den Auftragskopf innerhalb der Anzeige im Grid öffnen.
Um in die Positionsansicht zu wechseln, musst Du vorher im Grid die Bestellposition auswählen.
Die erste Spalte im Grid der Einkaufsübersicht zeigt für verschiedene Aufträge unterschiedliche Symbole. Sie werden im oberen Bereich in einer Legende durch einen Infotext erklärt.
Startest Du die Einkaufsübersicht direkt über das Menü, sind keine Daten vorselektiert. Löst Du hier die Anzeige mit Klick auf den Befehl <A>nzeige aus, so werden alle EK-Aufträge im System angezeigt, je nachdem, welche Einstellungen Du in den Optionen vorgenommen hast.
Die Optionen bieten Dir eine Reihe von Einstellungsmöglichkeiten, die Du über die entsprechende Auswahl der angebotenen Checkboxen treffen und in verschiedenen Konstellationen auch als Muster speichern kannst (zur Verwendung von Mustern siehe Kapitel 23.) Dadurch lässt sich die Anzeige in der Bestellauskunft flexibel nach Interesse anpassen.
Eine Möglichkeit besteht z.B. darin, die Anzeige der Bestellungen über das Druckkennzeichen zu selektieren. Wählst Du über die Kennzeichnung der Checkboxen nur nicht gedruckte Bestellungen, kannst Du auf diese Weise alle frisch umgewandelten Bestellvorschläge in die Anzeige holen und dann nacheinander abarbeiten.
