Alle Stammdatenmodule folgen im Prinzip einem dreigeteilten Aufbau der Benutzeroberfläche.
Die Menüzeile bietet verschiedene Funktionen über die Menüs Daten, Optionen, Extras, Ende und ? (Hilfe).
In der Toolbar stehen zentrale Funktionen direkt als Button zur Auswahl.
Um die Orientierung zu erleichtern, ist jedes Stammdatenmodul mit einem eigenen Icon gekennzeichnet. So steht das Puzzleteil z.B. für den Artikelstamm. Die Farbeinstellung (hier ein blauer Verlauf) kann selbst gewählt werden und dient darüber hinaus auch systematisch zur Unterscheidung verschiedener Mandanten und zwischen Test- und Echtsystem.
Im Standard-Layout stehen auf der rechten Seite mehrere Push-Buttons zur Verfügung, um weitere Informationen zum Hauptdatensatz einsehen zu können. Welche Push-Buttons für die jeweilige Haupttabelle (Artikel, Kunde, Lieferant, usw.) zur Verfügung stehen, wird innerhalb der Tabelle PBUTTON definiert. Für kundenindividuelle Sprünge steht außerdem die Tabelle PBUTTON2 zur Verfügung, die individuell bestückt werden kann.
LED-Anzeigen auf den Buttons signalisieren, ob hier bereits Datensätze existieren.
Im mittleren Bereich des Stammdatenpflege-Moduls werden die Feldinhalte des aktuell gelesenen Datensatzes (in unserem Beispiel Artikel 22001) dargestellt.
Je nach Feldinhalt kann die Darstellung unterschiedlich erfolgen. In den meisten Fällen handelt es sich um folgende Typen von Feldern (Controls):
Im Datenbereich in der Mitte sind die einzelnen Datenfelder auf mehrere Seitenreiter verteilt. Welche Datenfelder hier abgebildet werden, hängt unmittelbar von den Anforderungen des Betriebes ab und kann sich von Unternehmen zu Unternehmen stark unterscheiden. Eine Form der Datenanzeige ist die Tabellenform, wie hier am Beispiel der Stückliste und Arbeitsplan im Artikelstamm zu sehen. Solche Tabellen in den Stammdatenmodulen zeigen Ausschnitte aus den in Merkator im Hintergrund stehenden Datentabellen und sind in die Oberfläche eingebettet. Sie heißen deshalb embedded (Engl. für „eingebettet“) Grid (Engl. für „Tabelle“).
Diese Oberfläche mit der Zusammenstellung aus Suchfunktion, Listenansicht, Datenfeldern, Buttons und embedded Grids trifft auf alle Stammdatenmodule (DIAL3) zu.
Am unteren linken Rand der Maske werden Datum und Bearbeiter der Anlage und letzten Änderung eines jeweils aufgerufenen Datensatzes angezeigt.
In der Statusleiste werden folgende Informationen bereitgestellt:
Stammdaten können durch direkte Eingabe oder über die Suche direkt aufgerufen oder gefunden werden.
Mit Eingabe der Nummer wie z.B. Artikel- oder Kundennummer und Bestätigung mit Return wird ein Datensatz direkt aufgerufen.
Über die Suchfunktion der Stammdatenmodule lassen sich Datensätze über die Eingabe von Suchbegriffen finden. und anzeigen. Die Treffer werden zeilenweise im linken Teilfenster angezeigt.
Mit Klick auf die Lupe am linken Eingabefeld wird die vollständige Liste der jeweiligen Stammdatensätze, wie z.B. die Artikel-Liste in das Suchfenster geladen. Hier kann einen Datensatz angewählt werden. In der jeweiligen Liste der Suchergebnisse werden somit ALLE im System jeweils vorhandenen Stammdatensätze angezeigt, sofern dies nicht bereits durch ein Muster anders vorselektiert wird. Unser Beispiel zeigt die Liste der Kunden im Kundenstamm:
Suchen geht meistens schneller als Scrollen: Im Eingabefeld oberhalb der Treffer-Liste kannst Du über Suchbegriffe mit Eingabe & Return suchen. Die Suchergebnisse werden entsprechend eingegrenzt.
Die Suche läuft dabei in den Datenfeldern, die für den Suchbereich vorher festgelegt wurden. In unserem Beispiel Kundennummer, Name, Ort, PLZ usw. Über den seitlichen Scroll-Balken können alle Datenfelder eingesehen werden.
Über die „Suche-Taste“ F9 startest Du die erweiterte Suche.
In der erweiterten Suche kann die Suche über einen Suchbegriff zusätzlich auf einzelne Spalten in den Datensätzen begrenzt werden.
Auf dem Seitenreiter Ausgrenzung lassen sich Du Werte in den einzelnen Spalten zusätzlich von ... bis filtern.
Die TOP oder LAST TEN der Suchergebnisse werden hier angezeigt.
Die Suche über Suchbegriffe kann mit oder ohne Berücksichtigung der Groß- und Kleinschreibung eingestellt werden.
OHNE:
MIT:
Über zwei Buttons am Suchbegriff lassen sich die Top 10 der zuletzt verwendeten Suchbegriffe durchblättern.
Verwendest Du mehrere Suchbegriffe, kannst Du zwischen einer UND- oder einer ODER-Verknüpfung wählen.
ODER-Verknüpfung:
UND-Verknüpfung:
Die Neuanlage von Stammdatensätzen erfolgt immer über den Button Neuanlage in der Buttonleiste oben links oder über den Befehl Daten/Neuanlage.
Die Erfassung der Stammdaten kann über eine konfigurierbare Ablaufsteuerung erfolgen, so dass die einzelnen Datenfelder nacheinander abgefragt und erfasst werden können, wie hier am Beispiel der Neukundenanlage.
Alle weiteren Datenfelder, die nicht durch die Ablaufsteuerung geführt werden, können manuell gepflegt werden. Datenfelder können dabei eine freie Texteingabe erlauben oder es wurde eine Vorauswahl zulässiger Werte definiert und hinterlegt, die bei der Datenerfassung dann zur Auswahl stehen. Unser Beispiel zeigt das Feld Mengeneinheit im Artikelstamm.
Das Lupensymbol signalisiert, dass hier keine freie Texteingabe möglich ist, sondern eine Auswahl am Feld vordefiniert wurde. Mit Klick auf die Lupe rufst Du die Vorschlagsliste auf. Die Inhalte solcher Vorschlagslisten, wie z.B. die für einen Artikel ausschlaggebenden Mengeneinheiten, werden in Merkator separat als Stammdaten erfasst und können bei entsprechender, nutzerspezifischen Freigabe auch nachgepflegt werden.
Mit Doppelklick auf eine der möglichen Mengeneinheiten wird diese in das Feld übernommen und mit der Bezeichnung -in diesem Beispiel "Stück"- angezeigt.
Bei der Neuanlage werden Werte für Schlüsselfelder nach einer festgelegten Logik von Merkator -bei entsprechender Einstellung- automatisch generiert. So wird z.B. im Falle der Kunden- oder Artikelnummer so dafür gesorgt, dass sie einer fortlaufenden Nummerierung innerhalb eines Nummernkreises folgt. Die hier gezeigte automatische Vergabe der Kundennummer muss in Merkator vorab konfiguriert werden. Kunden-, Artikel- und andere Nummern können grundsätzlich auch frei manuell eingetragen werden.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Datenfelder als Pflichtfelder zu definieren und farblich besonders hervorzuheben. Dadurch kann sichergestellt werden, dass wesentliche Daten bei der Erfassung nicht übergangen werden. Merkator erlaubt das Speichern eines neuen Datensatzes nur bei einer vollständigen Erfassung aller Pflichtfelder. Im Standard stellt bei den Kundenstammdaten die Angabe zur Mehrwertsteuerklasse ein Pflichtfeld dar und ist entsprechend farblich gekennzeichnet.
Die Stammdatenmasken bieten die Möglichkeit, über embedded Grids weitere Datensätze anzuzeigen, wie z.B. die Stücklisten im Artikelstamm oder das Grid der Ansprechpartner im Kundenstamm. Sollen hier neue Datensätze angelegt werden, kannst Du dies bei entsprechender Freigabe direkt über das eingebundene Grid tun.
Auf dem Seitenreiter Grunddaten im Kundenstamm befindet sich die Übersicht der vorhandenen Kundenansprechpartner. Mit Rechtsklick auf die Feldbeschriftung Zeile im embedded Grid und den Befehl Neuanlage kannst Du direkt zur Neuanlage in den Kundenansprechpartnerstamm springen.
Der Kundenansprechpartnerstamm folgt demselben Maskenaufbau der Stammdatenmodule, die Neuanlage erfolgt wie oben beschrieben.
Auf dem Register Anrede befindet sich das Anredekennzeichen. Das Anredekennzeichen ist ein Pflichtfeld und steuert Anrede für einen Ansprechpartner.
Die Felder Anrede und Briefanrede werden mit Festlegen des Anredekennzeichens automatisch befüllt. In unserem Beispiel "F".
"Sehr geehrte Frau & Nachname"
"Sehr geehrter Herr & Nachname"
"Sehr geehrte Damen und Herren"
"Guten Tag Vorname & Zuname"
Neu angelegte Daten müssen beim Verlassen eines Moduls abschließend gespeichert werden, es sei denn, sie sollen verworfen werden. Um eine Eingabe auch jederzeit Abbrechen zu können, gibt es in Merkator neben der Schaltfläche Speichern die Schaltfläche Abbrechen.
Beim Verlassen eines Moduls erfolgt immer eine Abfrage zum Speichern.
Merkator stellt über den Button Ändern die Möglichkeit bereit, Daten in den Stammdatenmodulen auch zu editieren, sofern es die Nutzerberechtigung vorsieht.
Die beiden Buttons Ändern und Abbrechen arbeiten dabei zusammen wie ein doppelter Lichtschalter:
1x Klick auf Ändern und Datenfelder können bearbeitet werden.
1x Klick auf Abbrechen und Du verlässt den „Schreibmodus“ wieder. Achtung: Bei jedem Abbrechen gehen alle zuvor geänderten und noch nicht gespeicherten Feldinhalte auf den vorherigen Zustand zurück.
Je nach Modus ändert sich die Anzeige am unteren, linken Bildschirmrand: DARSTELLEN oder ÄNDERN.
Die klare Trennung der reinen Betrachtung und der Veränderung der Daten schützt davor, versehentlich Änderungen vorzunehmen.
Um Daten in einem Stammdatenmodul editieren zu können, müssen die entsprechenden Datenfelder dafür auch freigeschaltet sein.
In unserem Beispiel ist dies für die Felder im Grid der Stückliste im Artikelstamm der Fall. Die Stückliste kann bearbeitet werden, indem z.B. die Stückzahl für eine Position verändert wird. Ist der Schreibmodus aktiv, kann der neue Wert direkt in das Feld eintragen und die Eingabe mit Return bestätigt werden.
