Merkator bietet zwei mögliche Abläufe für die Erstellung eines Auftrags aus einem Angebot heraus:
Der Unterschied besteht darin, dass bei der Auftragskopie das ursprüngliche Angebot im System erhalten bleibt während beim Auftragsartentausch das Angebot durch den Auftrag ersetzt wird.
Auftragsartentausch
Die Angebotsnummer wird an den Auftrag weitergegeben.
Das Angebot steht im System nicht weiter zur Verfügung
Auftragskopie
Der Auftrag erhält eine neue Auftragsnummer.
Das Angebot bleibt im System weiterhin bestehen und kann statistisch ausgewertet werden.
Durch einen Auftragsartentausch wird ein bestehendes Angebot direkt in einen Kundenauftrag umgewandelt. Hierbei wird die Auftragsnummer des Angebots an den Kundenauftrag weitergereicht, so dass eine durchgängige Nachverfolgbarkeit der Auftragsnummer gewährleistet bleibt. Das ursprüngliche Angebot bleibt im System nicht bestehen und ist leidglich in Form des abgestellten PDF erhalten. Aus diesem Grund wird der Auftragsartentausch als Option über einen Firmenstammparameter gesteuert, der im Standard so gesetzt ist, dass der Auftragsartentausch für Angebote nicht zugelassen ist. Ob der Auftragsartentausch in Merkator für Angebote zur Verfügung steht, hängt daher davon ab, wie dieser Parameter gesetzt ist.
Der Auftragsartentausch kann im Kundencenter über Rechtsklick auf ein Angebot durchgeführt werden.
Im folgenden Fenster wird die neue Auftragsart gepflegt.
Ist in die Verwendung von Angebotsversionen vorgesehen, so erhält jedes Angebot bereits bei der Anlage eine erste Nummer. Zu erkennen ist dies an der Kennzeichnung im Grid in Spalte #Vers.
Abhängig davon, wie der Firmenstammparameter in Merkator gesetzt ist, ist in diesem Fall ein Auftragsartentausch nicht möglich.
Eine weitere Möglichkeit, einen Auftrag aus einem bestehenden Angebot zu erzeugen, ist die Auftragskopie. Der Vorteil liegt darin, dass das ursprüngliche Angebot neben dem Auftrag im System stehen bleibt. Für den Auftrag wird dabei eine neue Auftragsnummer erzeugt. Bei Erteilung des Auftrags kann der Status des Angebots auf „erfolgreich“ gesetzt werden.
Die Auftragskopie wird im Kundencenter mit Rechtsklick auf ein bestehendes Angebot oder einen Auftrag ausgeführt.
Im folgenden Fenster können die gewünschten Positionen bei Bedarf einzeln ausgewählt werden.
Die Optionen der Positionskopie bieten eine Reihe von Einstellungen für die Mitnahme verschiedener Auftragsinformationen wie z.B. Auftrags- oder Positionszusatztexte. Es lassen sich zusätzlich eine Reihe von Funktionen aktivieren, die bei der Erstellung der Kopie ausgelöst werden sollen, wie z.B. das Umsetzen des Verfolgstatus oder die Generierung von Verpackungsdaten.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Mitnahme der Gerätenummer sowie der Auftragskopfinhalte zu aktivieren. Die Checkboxen befinden sich SIQ-Bereich oberhalb der Positionsanzeige.
Mit Klick auf den Befehl Neuanlage im Menü geht es weiter zur Auftragskopie.
Mit Klick auf Neuanlage wird die Auftragskopie generiert.
Abhängig von den getroffenen Einstellungen zur Auftragskopie folgen verschiedene Abfragen wie z.B.
Der neue Auftrag wird in der Auftragsübersicht im Kundencenter angezeigt.
Der Befehl Auftragskopie ist nicht zu verwechseln mit Kopie in Auftrag.
Auftragskopie:
Ein neuer Auftrag wird durch Kopieren angelegt.
Kopie in Auftrag:
Positionen können in einen bestehenden Auftrag hineinkopiert werden.
In den Angebotsdetails (Angebotskopf) kann der Verfolgstatus am Angebot gepflegt werden.
Die Status können individuell definiert werden.
Mit Klick auf das Statusänderung öffnet sich die Übersicht der Statuspflege.
Am Feld Neuer Status wird der neue Status eingestellt.
Status 50 ist im Standard definiert als Auftragsbestätigung gedruckt.
Zu den Kopfdaten von Angeboten gehören Kennzeichen für Angebot erledigt und Angebot erfolgreich, die als Checkboxen unter den Grunddaten zu finden sind.
Bei der Erzeugung einer Auftragskopie aus einem Angebot heraus, werden beide Kennzeichen automatisch entsprechend gesetzt. Dies ermöglicht eine statistische Auswertung erfolgreicher Angebote z.B. für die Kennzahl Konversionsrate.