Der Versand, als Warenausgang bezeichnet, gehört in Merkator zum Vertriebs-Modul und dient dazu, alle Angaben, Papiere und Etiketten rund um Verpackung und Versand fertig zu machen. Dazu gehören die Erfassung oder Bearbeitung der Angaben zu Versand‑ und Verpackungskosten, der Lieferdaten und Verpackungsdaten. Dabei ist es möglich, mehrere Aufträge mit gleicher Lieferadresse zu Lieferungen unter einer Lieferscheinnummer zusammenzufassen.
Über das Menü Vertrieb/Versand wird der Warenausgang geöffnet.
Oben links auf der Maske können Aufträge nacheinander aufgerufen werden über die Suche, direkte Eingabe der Auftragsnummer oder Scan-Erfassung.
Mit Rechtsklick oder über F9 wird die Suche aufgerufen.
Die Suche springt in die Übersicht des Warenausgangs, wo über
gefiltert werden kann.
Mit Klick auf den Befehl Anzeige öffnet sich die Übersicht.
In unserem Beispiel verwenden wir ein Muster über alle offenen Aufträge.
Die Einstellung wird in den Optionen getroffen.
Mit Doppelklick auf einen Auftrag in der Übersicht wird dieser in den Warenausgang eingelesen.
Mit dem Einlesen eines Auftrags im Warenausgang kann zugleich je nach Einstellung das Textfenster mit dem Kundentext aufgerufen werden.
Über den Eingabebereich lassen sich in Folge bei Bedarf weitere Aufträge eingeben oder bereits eingelesene Aufträge wieder entfernen.
Soll ein weiterer Auftrag hinzugefügt werden, ist dies nur für denselben Kunden möglich. Dementsprechend ist die Übersicht hinter der Suche bereits auf Aufträge desselben Kunden hin eingegrenzt.
Durch das Einlesen mehrerer Aufträge wird die Liste im Eingabefeld länger und kann daher durchgescrollt werden.
Die Positionen der eingelesenen Aufträge werden im unteren Bereich der Maske im Grid angezeigt mit jeweils einem Seitenreiter für die VK-Positionen und Verpackungsdaten.
Im Prinzip besteht für jedes Feld im Warenausgang die Möglichkeit zur Verfügung, Werte zu erfassen oder zu überarbeiten.
Mit Rechtsklick auf den Auftrag im Eingabefeld lässt sich über den Befehl Details der Auftragskopf aufrufen. Auch in die Auftragsauskunft lässt sich von hier aus springen.
Mit Rechtsklick auf eine Position im unteren Grid kann man bei Bedarf über den Befehl Detail in die Positionsdetails wechseln.
Das Menü bietet weitere Möglichkeiten z.B. in den Auftragskopf, die Auftragsauskunft etc. zu springen.
Die Erfassung der Liefermengen ist eine Voraussetzung für den Lieferscheindruck. Die Liefermenge kann für jeden Auftrag manuell im Grid in der entsprechenden Spalte eingegeben oder, sofern bereits vorhanden, bei Bedarf korrigiert werden.
Über den Button S/I-Liefermenge lassen sich für alle eingelesenen Aufträge die Sollmengen in die Liefermengen mit einem Klick übernehmen. Dies erspart die manuelle Eingabe bei unter Umständen längeren Listen von Aufträgen. Mit der Eingabe der Liefermengen wird auch zugleich der Warenwert Versand berechnet und angezeigt.
Merkator bietet die Möglichkeit jedem Artikel eine Verpackungsvorschrift zuzuordnen. Dabei kann diese Vorschrift für unterschiedliche Kunden/Kundenlieferadresse auch abweichend ausfallen.
Verpackungsvorschriften lassen sich zudem über eine Art „Stückliste“ mehrstufig aufbauen, z.B. in der ersten Stufe wird eine Europalette und in der zweiten Stufe werden Kisten auf der Europalette vorgeschrieben.
In Verkaufsaufträgen kann dann die tatsächlich verwendete Verpackung durch den Kommissionierer im Warenausgang erfasst werden. Dabei ist es möglich, die Verpackungsmaterialien einem „Pfandsystem“ zuzuordnen, so dass sich z.B. ein Palettenkonto bei Europaletten verwalten.
Über die im Artikelstamm hinterlegten Verpackungsvorschriften wird gesteuert, welche Verpackungsartikel im Warenausgang für bestimmte Waren angezeigt werden. Eine andere Möglichkeit hier eine Vorbelegung einzurichten, besteht darin, in den Optionen im Warenausgang einen Standard-Verpackungsartikel zu hinterlegen.
Wird diese Einstellung in den Optionen als Muster gespeichert, so erfolgt der Vorschlag für den Verpackungsartikel bei Verwendung des Musters für den Versand automatisch.
Es ist grundsätzlich möglich, in Merkator Schnittstellen für Lieferdienste wie DHL, DPD oder UPS einzurichten mit verschiedenen Möglichkeiten der Kopplung im Versandartenstamm. In diesem Fall wird die Trackingnummer als Packstücknummer mitgeführt und auf dem Etikett angedruckt und kann so auch für die EDI-Übertragung genutzt werden. Versandschnittstellen zu Merkator können bidirektional eingerichtet werden, so dass grundsätzlich auch die Rückübernahme von Trackingnummern möglich ist.
Werden Versandetiketten in Merkator gedruckt, so kann dies in den Verpackungsvorschriften hinterlegt werden.
Vor dem Lieferscheindruck oder der Fakturafreigabe überprüft Merkator die korrekte Eingabe von Versand-, Verpackungs- und sonstigen Kosten.
Für jede Lieferbedingung kann hier das Verhalten bei der Überprüfung Deiner Eingabe von Fracht‑, Verpackungs- und sonstigen Kosten festgelegt werden.
Dabei lässt sich für jede Kostenart jeweils zwischen vier Möglichkeiten wählen:
Um zu vermeiden, dass die Angabe von Kosten aus Versehen vergessen wird oder bei Teillieferungen mehrfach erfolgt, können die Bedingungen Mussfeld oder Mussfeld mit Berücksichtigung von Teillieferungen für die Steuerung verwendet werden.
Ist für eine Lieferbedingung die Eingabe z.B. der Versandkosten auf Mussfeld gesetzt, blockiert Merkator den Lieferscheindruck oder die Fakturafreigabe, solange noch keine Versandkosten eingegeben wurden.
In unserem Beispiel ist für Auftrag 15060 die Lieferbedingung 01 (ab Werk) angegeben, die Versandkosten sind für diese Lieferbedingung auf Mussfeld gesetzt.
Häufig erfolgt die Lieferung für einen Auftrag in mehreren Teillieferungen. In der Auftragsauskunft wird der Status verschiedener Teillieferungen auf einen Auftrag entsprechend angezeigt. So kann eine Teillieferung bereits berechnet sein und in der Statistik liegen, während eine weitere erst kürzlich rausgegangen ist und andere noch offen sind.
Aus dem Versandmodul kann man mit Rechtsklick auf das Feld zur Auftragseingabe direkt in die Auftragsauskunft wechseln.
Werden in solchen Fällen bereits bei der ersten Teillieferung die kompletten Versandkosten mit angegeben, so darf ab der nächsten Teillieferung keine weitere Eingabe von Kosten mehr gefordert werden.
Die Eingabe der Kosten sollte daher in diesem Fall anstelle der Option Mussfeld über die Option Mussfeld (Teillieferungen berücksichtigen) gesteuert werden.
Im Versand bewirkt diese Einstellung der Lieferbedingung, dass nur bei der ersten Teillieferung auf einen Auftrag die Eingabe der Versandkosten gefordert wird.
Bei weiteren Lieferungen kann der Lieferschein auch ohne Eingabe von Kosten in Druck gehen.
Alternativ zur manuellen Eingabe der Versandkosten besteht auch die Möglichkeit einer automatischen Berechnung von Versandkosten. Hierfür stehen entsprechende Stammdaten zur Verfügung. Die Versandkostenermittlung wird in einem eigenen Beitrag beschrieben.
Über den Befehl Formular im Menü wird das Formularcenter für den Druck im Warenversand aufgerufen.
Für den Lieferscheindruck liegt zusätzlich ein Button unmittelbar auf der Maske.
Beim Druck des Lieferscheins werden alle aktuell eingelesenen Aufträge unter einer Lieferscheinnummer zusammengefasst. Dabei wird der Auftragstext des ersten, d.h. im Eingabefeld in der ersten Zeile angezeigten Auftrags angedruckt.
Die Fakturafreigabe der Aufträge kann entweder unmittelbar durch den Lieferscheindruck automatisch ausgelöst werden oder sie wird über einen weiteren Button manuell ausgeführt.
Nach der erfolgten Fakturafreigabe verschwinden die Aufträge aus der Anzeige im Versand und die Liefermengen werden nun bestandswirksam gebucht.