Unter dem Namen „Mailingaktion“ bietet Merkator Möglichkeiten für den Versand von Rundmails mit oder ohne persönlicher Anrede, die Erstellung von Kundenbriefen mit Adresskopf oder einfach nur den Druck von Adressetiketten.
Im Mailingsystem aus dem Merkator Office-Modul lassen sich
Jede Mailingaktion in Merkator folgt denselben 4 Schritten:
Der hierfür benötigte Einstieg befindet sich im Menü Büro auf der Startseite.
Zu jeder Art von Mailingaktion gehören darüber hinaus spezifische Vorbereitungen, die im Voraus getroffen werden sollten. Sie werden zu Beginn der Kapitel jeweils aufgezählt und beschrieben.
Zum Testen einer Mailingaktion vor dem Versenden kann eine Test-Mailingaktion angelegt werden. Diese Test-Mailingaktion hat den Vorteil, dass sie dauerhaft zum Testen verwendet werden kann.
In diesem Kapitel wird die Erstellung einer einfachen Rundmail beschrieben. Dies beinhaltet
Für den geplanten Versand einer Rundmail sollten folgende Vorbereitungen getroffen sein:
Anhang als PDF-Datei.
Im ersten Schritt wird der Name der Mailingaktion definiert, unter welchem sie zunächst als leere Hülle bereitsteht und in zwei weiteren Schritten mit Kundendaten und dann mit den zu versendeten Inhalten gefüllt werden kann.
Bei der Anlage der Mailingaktion kann zusammen mit dem Namen auch gleich der Text erfasst werden, welcher bei der Ausgabe als E-Mail später in der Betreffzeile erscheint.
Schritt 1: Punkt Mailingaktion aus dem Menü ...
... Anlage der neuen Mailingaktion.
Der Text im Eingabefeld Betreff taucht später in der Betreffzeile der E-Mail wieder auf.
Die Empfänger der Mailingaktion können über die Kundenauswahl definiert und anschließend in der Tabellenansicht "Mailingteilnehmer" bearbeitet werden.
Alternativ ist es auch möglich, die Liste der Mailempfänger per csv-Import in der Tabellenansicht "Mailingteilnehmer" ins System zu holen. Hierfür müssen 5 Schlüsselfelder gepflegt werden - alle weiteren Daten werden dann automatisch beigelesen.
Weitere Informationen zum csv-Import und -Export werden weiter unten in diesem Beitrag beschrieben.
Im Folgenden beschreiben wir zunächst die Kundenauswahl.
Die Auswahl der Kunden erfolgt über die Kundenliste. An dieser Stelle sollte ein passendes Muster vorliegen oder die Einstellungen müssen von Hand erfolgen.
Kriterienfelder können mit entsprechender Berechtigung und Schulung in den Stammdaten gepflegt und für Mailingaktionen genutzt werden.
Folgende Einstellungen müssen in den Optionen der Kundenauswahl getroffen werden:
Sind alle Ausgrenzungen getroffen, wird eine Preview erstellt und die folgende Abfrage wird mit „Ja“ bestätigt. Auf diese Weise werden die frisch ausgegrenzten Kunden mit der neu angelegten Mailingaktion verbunden.
Wurde diese Mailingaktion in der Vergangenheit oder beim Ausprobieren bereits mit Kundendaten verbunden, erfolgt die Abfrage, ob die schon vorhandenen Daten gelöscht werden sollen, oder ob die neuen Daten an die vorhandenen anhgehängt werden sollen.
Diese Abfrage macht es beispielsweise möglich, mehrere, diskontinuierliche Ausgrenzungen in der Kundenauswahl nacheinander vorzunehmen und die jeweils neu ausgegrenzten Daten an die bereits vorhandenen anzuhängen.
Mailingaktion und Kundenauswahl sind jetzt miteinander verknüpft. Preview kann geschlossen und die Kundenauswahl beendet werden.
Zur Pflege der Mailingteilnehmer eignet sich der Menüpunkt Mailingteilnehmer am besten, weil hier alle ausgewählten Kunden im Grid bearbeitet werden können.
Die Dial3-Maske Mailingteilnehmer ist hier nur eine Zwischenstation, in der es sich nicht lohnt, Daten auszuwählen. Die Ausgrenzung der Daten erfolgt in der Grid-Ansicht.
In der Ausgrenzung der Daten ist lediglich das Feld #Aktion relevant. Hier wird die Mailingaktion eingegeben.
Eine Ausgrenzung führt hier nicht zu einer Veränderung in der Datenauswahl für die Mailingteilnehmer sondern lediglich zu einer Selektion in der Ansicht.
Mit Klick auf Daten, wird die Liste angezeigt.
Um ggf. nicht gewollte Mailingteilnehmer aus der Liste zu entfernen, lassen sich die Daten im Grid direkt löschen.
Dies gilt sowohl für einzelne Datensätze als auch Datenbereiche:
Einen einzelnen Datensatz durch Rechtsklick und den Befehl Löschen.
Mit Markieren des Datenbereichs zeigt sich der Befehl Bereich löschen auch ohne Rechtsklick automatisch für den ausgewählten Bereich.
Der vierte Schritt ist die Mailingausgabe.
In der Mailingausgabe wird eingestellt, welcher Text in der E-Mail eingesetzt wird, welcher Anhang mitgeschickt und ob die Mail im HTML-Format erstellt wird. Die Verwendung von Mustern kann hier hilfreich sein.
Wähle die gewünschte Mailingaktion aus.
In den Optionen wird das Formular festgelegt.
Auf dem Seitenreiter E-Mail der Optionen wird der jeweilige Dateipfad für E-Mail-Text und Anhang festgelegt.
Für den Versand einer Testmail lässt sich die aktuelle Auswahl von E-Mail-Text und Anhang über eine ggf. bereits dafür vorbereitete Test-Mailingaktion verschicken.
Wähle dafür die Test-Mailingaktion aus. Mit Klick auf den Befehl Email geht eine Testmail an das E‑Mail Postfach.
War der Test erfolgreich, setzte die Mailingaktion zurück auf die geplante Rundmail und versende das Ganze über den Befehl Email.
Anders als bei einer Rundmail bietet der Serienbrief die Möglichkeit, ein personalisiertes Rundschreiben an Kunden zu versenden. Das Rundschreiben muss hierfür über ein Formular in List & Label erstellt werden. Die Adressdaten werden darin als Felder angelegt, in welche Merkator beim Druck die individuellen Werte aus den Datensätzen einsetzt. Dies wird in diesem Kapitel nachfolgend beschrieben.
In der Vorbereitung musst der Text des Rundschreibens im rtf-Format abgelegt sein. Anders als Bilder, Betreffzeile und Fußzeile, welche fest im Formular eingebaut sind, wird dieser Text im Mittelteil des Formulars aus ebendieser Datei gezogen.
Die Schritte von der Anlage einer Mailingaktion über die Kundenauswahl und die ggf. anschließende Bearbeitung der Liste der Mailingteilnehmer erfolgt wie oben beschrieben.
Lege dieser Beschreibung folgend eine Mailingaktion für den Serienbrief an, verbinde sie mit Kundendaten und pflege bei Bedarf die Liste der Mailingteilnehmer. Weiter geht es dann hier mit der Mailingausgabe.
Bei der Mailingausgabe verändert sich nun der Ablauf.
Wähle ein geeignetes Muster oder treffe Deine Einstellungen von Hand …
… und unter den Optionen ein bereits bestehendes Formular.
Über den Befehl Design gelangst Du zum List & Label Formular für den Serienbrief. Dieses kannst Du an dieser Stelle neu anlegen oder ein vorbereitetes aufrufen und für wiederkehrende Mailingaktionen auch fortlaufend immer wieder anpassen.
Den RTF-Text für Deinen Serienbrief legst Du anschließend über den Button Dokument fest.
Es öffnet sich die Dokumentenverwaltung in Merkator.
Über den Button Dokument verknüpfen kannst Du hier auf Deinen hinterlegten rtf-Text für den Serienbrief zugreifen.
Um den Serienbrief final zu erzeugen, kannst Du sowohl unmittelbar über den Befehl Verarbeitung gehen oder die Preview.
Letztere hat den Vorteil, dass -wie der Name sagt- eine Vorschau auf den Serienbrief erzeugt wird.
Ein Eintrag im Kundencenter/CRM für alle Teilnehmer der Mailingaktion wird bereits durch das Öffnen der Preview erzeugt. Nimmst Du nachträglich noch Änderungen vor, wird dieser Eintrag bei jeder weiteren Preview aktualisiert.
Bei mehrfachem Aufruf der Preview musst Du die Mailingaktion allerdings stets erneut für den Druck freigeben. Dies geht über den Befehl Freigabe.
Über das Menü Office/MAILINGSYSTEM findest Du den Befehl Mailingaktion an erster Stelle.
Auf der folgenden Maske kannst Du mit Klick auf den Button Neuanlage eine Mailingaktion anlegen.
Vergebe einen Namen und bestätige mit Return. Trage nun im Feld Betreff „Test“ ein und eine kurze Beschreibung in das Feld Text.
Über die Kundenauswahl den gewünschten Test-Kontakt für die Testmailingaktion hinterlegen.
Wähle hierfür auf der ersten Maske Deine Firma als Kunden aus.
Gebe dann auf dem Seitenreiter Ansprechpartner z.B. Deine LFN (laufende Nummer, ggf. identisch mit der Personalnummer) aus dem Kundenansprechpartnerstamm ein.
In den Optionen legst Du fest, um welche Mailingaktion, es weiter gehen soll.
Starte anschließend eine Preview und bestätige die folgende Abfrage mit „Ja“. Dadurch wird die Test-Mailingaktion mit Deinem Kontakt verknüpft.
Dies kannst Du anschließend auch unter dem Befehl Mailingteilnehmer einsehen.
Wechsle in der folgenden Übersicht direkt in die Grid-Ansicht …
… und gib in der Ausgrenzung den Namen Deiner Test-Mailingaktion ein.
Du solltest Deinen Kontakt im Grid anschließend finden können. Deine Test-Mailingaktion ist damit angelegt!
Manchmal bietet es sich an, eine einmal manuell bearbeitete Kundenauswahl für neue Mailingaktionen weiter zu verwenden. Merkator verfügt über eine Export- und Import-Funktion, die es erlaubt, Daten über den ASCII-Export zu exportieren und nach einer Bearbeitung in Excel wieder zu importieren. Diese Funktion kann im Prinzip für alle Datentabellen verwendet werden und wir nutzen sie in unserem konkreten Fall, um eine bestehende Liste Mailingteilnehmer für eine andere Mailingaktion zu übernehmen. Der Trick besteht ganz einfach darin, den Namen der Mailingaktion in Excel nach dem Export auszutauschen die Liste dann wieder zu importieren. Dafür muss die Ziel‑Mailingaktion im System natürlich bereits angelegt sein.
In unserem Beispiel soll die bereits vorhandene Kundenauswahl der Mailingaktion MWST2020 in der neuen Mailingaktion NEWS062020 weiter verwendet werden.
Der Export der Mailingteilnehmer erfolgt aus der Tabellenansicht heraus. Öffne daher im ersten Schritt über das Menü Office/Mailingsystem die Liste der Mailingteilnehmer.
Gehe von der Dial3-Maske direkt weiter zur Tabellenansicht …
… und gebe in der Ausgrenzung die bestehende Mailingaktion ein, deren Kundenauswahl Du weiterverwenden willst. In unserem Beispiel MWST2020.
Bevor es weitergeht, hier ein kleiner Tipp zur Einrichtung eines Musters für den Export und Import.
Da Merkator für den Export und Import nur eine kleine Auswahl an Feldern benötigt, macht es Sinn ein Muster, welches sich auf diese Felder begrenzt, anzulegen und zu verwenden. Auch, wenn dies keine Voraussetzung für den Export und Import darstellt, so wird dadurch die Bearbeitung der Daten in Excel im nächsten Schritt übersichtlicher.
In unserem Beispiel verwenden wir ein Muster, mit den Feldern Mailingaktion, Laufende Nummer, Datum, Kundennummer und Ansprechpartner-Nummer. Diese Felder reichen aus, um alle nötigen Daten, zu denen am Ende auch die E-Mail-Adresse der Kundenansprechpartner oder die Adresse für den Postversand gehören, beisammen zu halten. Beim späteren Import liest Merkator die übrigen Daten automatisch bei.
Mit Klick auf Daten wechselst Du von hier in die Anzeige.
Oberhalb des Grids findest Du im Menü Extras den Befehl Export, über den der ASCII-Export gestartet wird.
Der Export der Daten erfolgt in eine CSV-Datei. Mit Klick auf den roten Suchpfeil öffnet sich das Dialogfenster zum Speichern der CSV-Datei.
Wähle hier einen sinnvollen Speicherort und Dateinamen aus.
Bestätige die folgende Abfrage und lasse Deine Merkator-Sitzung für den späteren Import geöffnet.
Die gespeicherte CSV‑Datei kann nun in Excel bearbeitet werden.
In Excel solltest Du sicherstellen, dass die Werte im Feld #LfN auch wirklich fortlaufend sind. Falls Du die Liste der Mailingteilnehmer in Merkator zuvor manuell bearbeitet und Teilnehmer entfernt haben solltest, wurde die fortlaufende Nummerierung dadurch ggf. unterbrochen. Korrigiere dies, wenn nötig dementsprechend in Spalte B.
Des Weiteren müssen sowohl die Kundennummer als auch die Ansprechpartnernummer vorhanden sein. Wie oben bereits erwähnt, holt Merkator über diese Schlüsselfelder alle weiteren Daten beim Import wieder hinzu.
Der wichtigste Schritt besteht nun darin, den Namen der „alten“ Mailingaktion durch den Namen Deiner Ziel-Mailingaktion im Feld ##Aktion auszutauschen. In unserem Beispiel NEWS062020.
Speichere die Datei im CSV-Format und schließe Excel wieder.
Zurück in Merkator geht es weiter mit dem Import. Wähle aus dem Menü Extras oberhalb des Grids den Befehl Import aus.
Bestätige die folgende Abfrage und den Hinweis
Im Grid werden nach wie vor die Daten der alten Mailingaktion, in unserem Fall MWST2020 angezeigt. Über die Ausgrenzung kannst Du die Teilnehmer Deiner neuen Mailingaktion in die Anzeige holen.
Damit wurde die Liste der Mailingteilnehmer von einer Mailingaktion auf eine andere übertragen.
Sollen Drucksachen per Post versendet werden, kannst Du Adressen auf Etiketten oder Umschläge aus Merkator heraus drucken. Vorbereitend müssen hierfür
eine Mailingaktion und
die Mailingteilnehmer angelegt sein.
Dies wird oben ausführlich beschrieben.
Für die Ausgabe der Adressdaten für Adressetiketten geht es im letzten Schritt weiter über die Liste der Mailingteilnehmer.
Wähle im folgenden Fenster die gewünschte Mailingaktion aus.
In den Optionen kannst Du das Formular auswählen.
Über den Befehl Design rufst Du das entsprechende Formular in List & Label auf.
