Im Gesamtgeschäftsprozess hat die Beschaffung die Aufgabe, den Bedarf an Einkaufsmaterial zu decken. Dabei wird sie von der Disposition mit Daten versorgt und meldet die Materialverfügbarkeit an die Produktion weiter. Im Kern verwaltet die Beschaffung Bestellungen und kann analog zum Vertrieb sowohl Einzelbestellungen, Rahmenaufträge und Abrufe verwalten. Zu den wichtigsten Aufgaben zählen neben der Erstellung der Einkäufe und der Einkaufsbearbeitung das Bestellmahnwesen, die Wareneingangserfassung, die Qualitätssicherung und die Rechnungseingangskontrolle.
Bestellungen können zum einen manuell im Lieferantencenter angelegt werden. In der Regel jedoch werden sie aus den in der Disposition ermittelten Bedarfsanforderungen erzeugt, indem die Bestellvorschläge in Bestellungen umgewandelt werden. Parallel hierzu besteht die Möglichkeit, Bestellungen aus den Anfragen in der Anfragenverwaltung heraus zu generieren. Die zentrale Einkaufsübersicht bündelt alle EK-Aufträge unabhängig von Status oder Druckkennzeichen in einer Übersicht, die es Dir erlaubt, Dir einen Überblick über alle Anfragen, Bestellungen und Wareneingänge zu verschaffen.
Das Bestellmahnwesen soll sicherstellen, dass durch Einhaltung der vereinbarten Liefertermine die geplanten Produktionstermine und damit die Liefertermine für die Auslieferung an den Kunden eingehalten werden können. Hierzu erlaubt das Programm Liefererinnerungen bzw. -mahnungen anhand der vereinbarten Liefertermine zu drucken.
Mit der Wareneingangserfassung erfolgt die Zubuchung der bestellten Materialien auf das Wareneingangslager und gleichzeitig die Fortschreibung der Bestellungen. Hierbei ist es gleichgültig, ob es sich um Teil- oder Komplettlieferungen handelt.
Die Wareneingangspositionen werden an die Qualitätssicherung überstellt. Mit Hilfe dieses Programms können die Ergebnisse der Wareneingangsprüfung erfasst und ausgewertet werden. Diese Daten sind die Grundlage der Lieferantenbeurteilung. Es ist natürlich wünschenswert, dass die Qualitätssicherung abgeschlossen ist, wenn die Eingangsrechnungen bearbeitet werden – in der Praxis ist dies jedoch nicht immer der Fall. Rechnungen können daher auch verbucht werden, bevor die Qualitätssicherung durch ist.
Die von der QS freigegeben Wareneingänge können mit Hilfe der Rechnungseingangskontrolle geprüft werden. Ergebnis der Rechnungseingangskontrolle ist die Überstellung der Eingangsrechnungspositionen an die Finanzbuchhaltung.
Mit Hilfe von Auswertungen können die Wareneingänge hinsichtlich Mengen, Termine, Preise, Artikel usw. ausgewertet werden.