Die Einleitung zu MerkatorIQ-ERP als Video: Die Einleitung zu MerkatorIQ-ERP als Video:
In diesem Tutorial lernst Du die Grundlagen von Merkator-ERP kennen und erfährst, mit welchen Funktionen Merkator als ERP-System ein Unternehmen unterstützt. Du erhältst einen Überblick über die einzelnen Module, welche Hauptgeschäftsprozesse des Unternehmens sie steuern und wie sie zusammenwirken.
Fangen wir an mit der ersten Frage:
ERP steht für Enterprise Ressource Planning. Zu Deutsch: Ressourcenplanung einer Unternehmung. Als ERP-System übernimmt Merkator demnach die Aufgabe, die Ressourcen eines Unternehmens zu planen. Die Frage wäre, welche Ressourcen geplant werden und was Planung genau bedeutet.
Merkator sorgt dafür, dass der Bedarf an Material in Form von Einkaufsteilen und Baugruppen, die für die Produktion benötigt werden, rechtzeitig ermittelt und aufgezeigt wird. So kann das Material beschafft werden und steht zum richtigen Zeitpunkt und in der erforderlichen Menge für die Fertigung zur Verfügung. Die zweite wichtige Planungsfunktion bezieht sich auf die Ressource Zeit. Mit Merkator ist es möglich, Fertigungsaufträge zu terminieren und dabei die Zeiten für Maschinen und Personal entlang der Soll-Vorgaben für die einzelnen Arbeitsgänge zeitlich einzutakten. Die geplanten Ressourcen sind also Material und Zeit.
Eine weitere Planungsfunktion besteht darin, die erwarteten oder geplanten Kosten vor der Leistungserstellung zu kalkulieren und Artikel zu bewerten. Eine solche Vorkalkulationen benötigt hierfür Informationen über den geplanten Materialverbrauch und die Sollvorgaben für die Zeiten in der Fertigung. Die Grundlage hierfür sind Stücklisten und Arbeitspläne, auf deren Werten die Kalkulation basiert. Zusätzlich können auch Einkaufspreise bei Lieferanten angefragt werden, so dass geplante Kosten für Einkaufsteile mit in die Kalkulation einfließen können.
Eine weitere wichtige Aufgabe von Merkator besteht darin, die Kernprozesse des Unternehmens Einkaufen, Verkaufen und Produktion abzubilden und für einen koordinierten Ablauf zu sorgen.
Die Abbildung der Prozesse in Merkator dient dabei vor allem der Unterstützung der täglichen Umsetzung in einem Unternehmen. Die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit Merkator arbeiten, erfassen Aufträge, legen Stammdaten an und führen Buchungen durch. Merkator verfügt über zahlreiche Funktionen zur Unterstützung dieser operativen Tätigkeiten. Diese Funktionen lassen sich in zwei Gruppen unterscheiden, erstens solche zur Verwaltung der Stammdaten und zweitens solche zur Durchführung der Prozesse.
Die Stammdaten und deren fortlaufende Pflege sind eine unbedingte Voraussetzung für die Durchführung der Geschäftsprozesse. Dabei auf Datenqualität zu achten ist deshalb so wichtig, weil jedes ERP-System immer nur genauso gut arbeitet wie die Qualität der darin gepflegten Daten.
Nehmen wir ein Beispiel: Was bedeutet die Datenpflege für den Produktionsprozess?
Für jeden Prozess, der mit Merkator durchgeführt wird, gilt, dass spezifische Stammdaten zu einem Modul im Vorfeld erfasst werden müssen.
Die Informationsträger für die Durchführung der Prozesse sind in Merkator Aufträge.
Die dabei entstehenden Daten werden als Bewegungsdaten bezeichnet.
Wie genau werden nun die operativen Tätigkeiten in den Bereichen Verkauf, Einkauf und Produktion in planvoller Weise koordiniert und wie wirken sie zusammen?
Merkator ist eine modular aufgebaute und skalierbare ERP‑komplett-Lösung und deckt als integratives System alle strategischen Unternehmensfunktionen mit einer sehr hohen Funktionstiefe ab. Dabei erlauben viele tausend Kombinationen an Einstellungsmöglichkeiten in den Optionseinstellungen, der Konfiguration und Parametersetzung eine sehr flexible Anpassung an die Anforderungen verschiedener Unternehmen in unterschiedlichen Branchen. Da wir hier nicht alle Ausprägungen, die im Standard durch die vielen Einstellungsoptionen möglich sind, besprechen können, schauen wir uns einen vereinfachten, standardisierten Geschäftsablauf an, der aus der Ferne betrachtet in dieser Form auf viele Unternehmen zutrifft:
Am Anfang bestellt ein Kunde Ware und am Ende soll eine Rechnung geschrieben werden.
In der Mitte spielen sich die Prozesse der Produktion und der Planung und Beschaffung der benötigten Ressourcen ab.
Auf der Basis der im System gepflegten Stammdaten werden im Verkauf Kundenaufträge erfasst. Hierfür ist eine Vielzahl von Aktivitäten und Daten erforderlich, die zusammenkommen müssen, bis ein Verkaufsauftrag entsteht. Sie werden in Merkator über das sogenannte Customer Relationship Management, dem CRM-Modul abgewickelt. Dazu gehören z.B. die Erfassung von Kundenkontakten und Besuchsberichten, die gesamte Angebots- und Auftragsbearbeitung, die Angebots-Nachverfolgung, die Erfassung oder Pflege von Stammdaten für Kunden und Artikel.
Der Kundenauftrag stellt den erfolgreichen Abschluss der Angebotsphase des Vertriebs dar.
Jeder Kundenauftrag führt zu einem Bedarf an Endprodukten, die verkauft werden wollen und hierfür womöglich gefertigt werden müssen. Der Kundenauftrag ist damit ein sogenannter Bedarfsverursacher.
Der Bedarf an Verkaufsartikeln wird als Primärbedarf bezeichnet, während der Bedarf an Kaufteilen und Rohware, die für die Fertigung eines Verkaufsartikels benötigt werden, als Sekundärbedarf bezeichnet wird. Der Sekundärbedarf ergibt sich mit der Einlastung eines Fertigungsauftrags für die Produktion des Primärbedarfs, darauf kommen wir nachher noch zurück.
Entscheidend ist, dass Merkator dazu in der Lage ist, Bedarfe zu ermitteln und aufzuzeigen, so dass die hierfür zuständigen Personen im Unternehmen aktiv werden können, um den Bedarf zu decken. Die Materialbedarfsplanung, auch Disposition genannt, ist damit eine der wichtigsten Funktionen von Merkator. Das Modul sorgt dafür, dass Bedarfe regelmäßig über den sog. Nettobedarfslauf ermittelt und vorgeschlagen werden.
Aus der Bedarfsermittlung ergibt sich eine Reihe an Vorgängen für Produktion und Einkauf, die der Bedarfsdeckung dienen. Im ersten Schritt erfolgt die sogenannte Bedarfsumwandlung:
Die aus den Bedarfen erzeugen Aufträge für die Fertigung und den Einkauf werden als Bedarfsdecker bezeichnet.
Der Einkauf ist für die Sicherstellung der benötigten Ressourcen an Material zuständig. Zu den wichtigsten Stammdaten gehören Lieferanten, Artikel und Preise, auf deren Basis Anfragen und Bestellungen erfasst und verwaltet werden können. Merkator bietet für die Aktivitäten des Einkaufs ein sogenanntes Supplier Relationship Management, das SRM-Modul, in dem spiegelbildlich zum Verkauf neben den Anfragen und Bestellungen u.a. alle Lieferantenkontakte gepflegt werden können.
Mit dem Eingang der bestellten Ware ist der Bestellvorgang abgeschlossen und es erfolgt die Eingangsrechnungskontrolle. Auch die Prüfung der Ware auf Qualität stellt einen wichtigen Schritt am Beginn der Wertschöpfungskette dar, die bei QS-pflichtigen Artikeln erfolgen muss, bevor die Ware für den weiteren Prozess freigegeben wird.
Für QS-Prüfungen bietet Merkator ein eigenes Modul zur Qualitätssicherung QS und Qualitätsmanagement QM. Es unterstützt nicht nur Qualitätsprüfungen von Kaufteilen nach der Wareneingangsbuchung sondern ermöglicht Produktionsbegleitende- und Endkontrollen, die in der Fertigung durchgeführt und nachgehalten werden können. Für besonders stringente und elaborierte Prüfvorgänge lassen sich dabei Prüfpläne verwalten um damit auch hohen Anforderungen verschiedener Zertifizierungen gerecht zu werden.
Kommen wir jedoch zurück zum Zeitpunkt des Wareneingangs und gehen davon aus, dass alle zur Fertigung benötigten Teile verfügbar sind. Wie geht es von hier aus weiter?
Werden aus den Bedarfen für Fertigungsteile Fertigungsaufträge generiert, spricht man von der Einlastung eines oder mehrerer Fertigungsaufträge. Die Einlastung und weitere Funktionen zur Unterstützung des gesamten Fertigungsprozesses gehören zum Modul Produktionsplanung und Steuerung, dem PPS. Wird nun ein Fertigungsauftrag für ein Endprodukt auf Basis eines Verkaufsauftrags und dem daraus entstandenen Bedarf eingelastet, so wird aus der Stückliste des Primärbedarfs der Sekundärbedarf ausgelöst. Der Sekundärbedarf umfasst das Material an Baugruppen und Kaufteilen, das in die Fertigung des Endprodukts einfließt und hierfür in weitere Bestellungen und Fertigungsaufträge mündet.
Mit der Planung der Produktion kommt eine weitere Ressource, die Zeit ins Spiel, die neben dem Material für die Fertigung verfügbar sein muss. Die Zeit stellt damit neben dem Material die zweite wichtige Ressource eines Unternehmens dar, die von Merkator geplant werden kann.
Die Planung der Zeit wird als Kapazitätsplanung bezeichnet. Dabei wird die verfügbare Ressource der Arbeitszeit (Personen- und Maschinenzeiten) für die Fertigung eingetaktet. Welche Zeiten für die einzelnen Schritte in der Produktion benötigt werden, ermittelt Merkator aus den Sollvorgaben in den Arbeitsplänen der zu fertigenden Artikel.
Eine Fertigung zu planen, bedeutet in Summe demnach immer, die Kapazitäten und das benötigte Material zu koordinieren und den Zeitpunkt der Verfügbarkeit zu kennen.
Sind die Ressourcen Zeit und Material verfügbar, kann die Fertigung starten.
Ein größeres, produzierendes Unternehmen kann je nach Fertigungstiefe hunderte von aktiven Fertigungsaufträgen parallel planen und durchlaufen. Die Fertigungstiefe bezeichnet den Umfang, in dem die für ein Endprodukt benötigten Komponenten als Baugruppen im Unternehmen selbst gefertigt werden. Da auch für die Fertigung der Baugruppenartikel jeweils eigene Fertigungsaufträge eingelastet werden, kann schnell eine hohe Anzahl an Fertigungsaufträgen zusammenkommen. Hierbei unterstützt Merkator durch das Fertigungscenter.
Das Fertigungscenter bietet einen Überblick über alle eingelasteten Fertigungsaufträge und zeigt den prozentualen Fortschritt in der Bearbeitung an. Von hier aus kann direkt auf alle Informationen zum Fertigungsarbeitsplan und zur Fertigungsstückliste zugegriffen werden. Auch lassen sich Rückmeldungen aus der Produktion zu den gefertigten Mengen, dem verbrauchten Material und der benötigten Zeit direkt aus dem Fertigungscenter heraus buchen.
Um den Fertigungsfortschritt kennen zu können, muss das Personal Rückmeldungen aus der Fertigung ins System zurückgeben. Dabei wird das im Fertigungsprozess verbrauchte Material und die hierfür benötigte Zeit, die sogenannte Ist-Zeit in Merkator gebucht.
Die Rückmeldung der verbrauchten Zeiten und des Materials ist zugleich die Basis der mitlaufenden Kalkulation und der Nachkalkulation, die in Merkator für jeden Fertigungsauftrag durchgeführt werden kann. Die IST-Werte werden in der Kalkulation den Soll-Vorgaben gegenübergestellt und ermöglichen dem Management eine wichtige Auskunft über die Material- und Fertigungseinzelkosten.
Mit der Fertigmeldung wird die Herstellung eines Teils abgeschlossen und es kann in ein hierfür definiertes Lager gebucht und physisch überführt werden.
Das Lager-Modul in Merkator dient einer effektiven und effizienten Bestandsführung. Die Möglichkeiten z.B. zur Ermittlung von Artikelkennzahlen sind vielfältig und können je nach Geschäftsmodell eines Unternehmens in unterschiedlicher Weise genutzt werden. Dabei stellt das Lager mit Blick auf Einkauf und Fertigung gleichzeitig ein wichtiges Puffersystem dar, um nicht immer Just in time agieren zu müssen. So ist es z.B. möglich, auch ohne Bezug zu einem Kundenauftrag "für das Lager" zu produzieren und einzukaufen, um dadurch z.B. Mindestbestände vorzuhalten.
Die Bestandsführung beginnt in der Regel mit dem Wareneingang. Bestellte Rohware und Teile werden am Wareneingang im System über die Wareneingangsbuchung erfasst. Diese ist in Merkator Teil des Einkaufsmoduls. Je nach Größe und Organisation eines Lagers können in Merkator bis zu 999 räumlich von einander getrennte Läger angelegt und darin Lagerplätze definiert werden. Auch eine Anbindung an Hochregalläger ist mit Merkator möglich.
Bestände können in Chargen und Gebinden verwaltet werden. Eine Chargenführung ermöglicht eine Rückverfolgbarkeit, so dass jederzeit festgestellt werden kann wann und wo Waren durch wen verarbeitet oder bewegt wurden. Dies ist eine wichtige Grundlage für die Einhaltung von Sicherheits- und Qualitätsstandards.
Auch die Durchführung der Inventur gehört zu einer der Standard-Funktionen des Lager-Moduls mit den Möglichkeiten zur permanenten Inventur und Stichtagsinventur.
Bei der Lagerorganisation helfen zusätzlich Prinzipien wie First in First out (= FiFo) oder FeFo = First Expire First out. Die Lagerorganisation kann dabei mit festen „Plätzen“ oder einer sogenannten chaotischen Lagerführung erfolgen. Achtung: Chaotisch bedeutet hier nicht kopflos sondern, dass der Ablageort der Ware im Lager ohne feste Zuordnung zu einem Artikel erfolgen kann. Dies ist möglich, da das ERP-System jederzeit weiß, wo sich was befindet und setzt eine stringente Datenerfassung durch Buchungsvorgänge im System voraus.
Jede Bewegung von Material durch Lagerein- aus- und umbuchungen wird in Merkator erfasst. So ist jederzeit klar, wo sich welches Material befindet und die Materialbereitstellung für die Fertigung kann in kurzer Zeit und ohne Umwege erfolgen.
Kommen wir zurück zu unserem einfachen Durchlauf der Geschäftsprozesse: Mit Fertigstellung der Ware kann diese nun an den Kunden gehen.
Im Versand werden die Verkaufswaren verpackt und mit Lieferschein versendet. Damit die Ware anhand besonderer Anforderungen und gesetzlicher Bestimmungen verpackt an den Kunden gehen kann, lassen sich in Merkator Verpackungsvorschriften verwalten, die im Versandmodul eingehalten werden müssen. Merkator bietet im Versand zudem mehrere Möglichkeiten für Schnittstellenanbindungen an Versanddienstleister wie z.B. DHL, DPD, UPS, GLS usw.
Mit dem Versand erfolgt auch die Fakturafreigabe, d.h., die Rechnung kann erstellt und verschickt werden. Merkator bringt eine integrierte Standard-Schnittstelle zu gängigen Finanzbuchhaltungen wie z.B. Datev, Addison oder HS mit. Über diese Schnittstelle erfolgt die FiBu-Übergabe an die Buchhaltung.
Dieser Prozessdurchlauf stellt nur das Grundgerüst das, das im echten Leben durch ganze Bataillone an Funktionen und Optionen aufgestockt wird. In der Standarddokumentation ERP-Trainer und in Schulungen erfährst Du mehr über weitere Module und Funktionen.