Die Durchführung der Inventur dient der Erfassung der Istwerte des Lagers und der Ermittlung von Abweichungen zu einem festen Stichtag.
Die Inventur in Merkator bietet Dir die Möglichkeit, komfortabel alle oder nur bestimmte Artikel zu prüfen und optional Sammel-Bestandskorrekturen durchzuführen. Die hierbei durchzuführenden und zentralen drei Schritte sollten beachtet werden:
Die entsprechenden Funktion befinden sich im Menü Lager.
Vor Beginn der Inventurarbeiten müssen zum einen Daten gesichert und folgende Arbeiten abgeschlossen werden, die vor dem Inventurstichtag (00:00 Uhr) datiert sind. Dazu zählen:
Bei der Vorbereitung der Inventur sollte darüber hinaus berücksichtigt sein, dass alle zur Faktura bereitgestellten Waren bereits ausgeliefert sind. Auf jeden Fall sollte sichergestellt sein, dass diese nicht mehr gezählt werden. Alle Wareneingänge müssen gebucht sein und bei der Inventur mitgezählt werden.
Eine Inventur bedeutet immer LAGERSTILLSTAND! Es dürfen keine Lagerbuchungen mehr durchgeführt werden bis die körperliche Bestandsaufnahme abgeschlossen ist.
Vor der Durchführung der Inventur sollte eine Datensicherung der relevanten Dateien (Chargenstamm, Bestandsstamm und Artikelstamm, Inventurdatei und Lagerverbuchungsdatei) vorgenommen werden.
Die Sicherung sollte vorsorglich 3x erfolgen:
Die zu sichernden Dateien liegen im Verzeichnis daten:
Folgende Dateien sollten jeweils gesichert werden:
Artikelstamm: AR.miq, AR.vix
Bestandsstamm: ARBEST.miq, ARBEST.vix
Chargenstamm: CHARGEN.miq, CHARGEN.vix
Inventurdatei: INVCHG.miq, INVCHG.vix, INVGRT.miq, INVGRT.vix
Lagerverbuchungsdatei: LAGVER.miq, LAGVER.vix
Die erste Voraussetzung für eine Inventur ist die Erstellung der Inventurzählliste. Sie ist unbedingt erforderlich, da die Ist-Bestände der ausgewählten Artikel, die als Bestand real vorhanden sein sollten, bei Druck in die Tabelle der Inventurdaten eingetragen werden. Somit wird der Sollbestand pro Bestandsdatensatz fixiert. Dies bringt den Vorteil mit sich, dass nach Abschluss der Bestandsaufnahme alle MERKATOR-Module wieder voll genutzt werden können. Die Inventurerfassung und –auswertung muss also nicht abgewartet werden.
Wenn es Läger gibt, für die Minusbestände frei geschaltet sind, dann sollten Minusmengen vor Aufruf der Inventurzählliste auf Null geändert werden.
Das kann über das Bestandspflege Tool geschehen.
Hinter dem Menüpunkt Inventur/Inventurzählliste lassen sich Eingrenzungen für die Inventur vornehmen und die Zähllisten auf gewünschte Bereiche begrenzen.
Das eingegebene Inventurdatum (die Vorbelegung ist in der Regel der jeweils heutige Tag) fixiert dabei den aufbereiteten Bestand für die Inventur und stellt zugleich das Inventurdatum für die weitere Inventurabwicklung dar.
Anhand der getroffenen Eingrenzung wird die gewünschte Liste erzeugt. Über den Befehl Verarbeitung löst man den Druck aus und die Liste wird mit der gewählten Eingrenzung und dem Inventurdatum gespeichert.
Führt die Auswahl zu Überschneidungen oder sind bereits Datensätze in der Zwischendatei vorhanden, erscheint zunächst folgende Abfrage, die man je nach Ursache bestätigen oder abbrechen kann.
Rufst Du die Inventurzählliste für den gleichen Selektionsbereich ein zweites Mal auf, werden alle bereits erfassten Ist-Bestände mit überschrieben, wenn Du diese Abfrage mit JA bestätigst. Auch die Sollbestände werden hierbei auf den neuesten Stand gebracht.
Mit dem Drucken der Zählliste werden alle Lagersollbestände in die Inventurzähldatei abgestellt. Über verschiedene Optionen kann die Aufbereitung individuell gestaltet werden. So lässt sich z.B. der Andruck des Sollbestandes unterdrücken und ebenso ist es möglich, z.B. Negativbestände, Auslaufartikel und gesperrte Artikel auszugrenzen.
Neben den Lagerbeständen werden durch die Inventurzählliste auch der DEK und ein Bewertungspreis in den Inventurdaten fixiert.
Der Bewertungspreis wird anhand des Bewertungskennzeichens im Artikelstamm ermittelt.
Optional kann das Bewertungskennzeichen übersteuert werden.
Die Inventurzählliste muss auch erstellt werden, wenn die Aufnahme der körperlichen Bestände ohne die gedruckten Listen erfolgt.
Für die körperliche Inventur werden die Artikel im Lager gezählt. Dabei werden die Zählmengen in die ausgedruckten Zähllisten eintragen. Sind alle Artikel erfasst, kann der Betrieb in diesen Bereichen wieder aufgenommen werden.
nach vollständigen Abschluss der körperlichen Inventur kann der LAGERSTILLSTAND aufgehoben werden.
Wenn die Erfassung und Verbuchung der Inventurmengen zeitnah erfolgen kann, dann ist es hilfreich den LAGERSTILLSTAND erst nach Verbuchung der Inventurdifferenzen aufzuheben. Das erleichtert ggf. notwendige Überprüfungen der Lagerbestände.
Inventurmengen können auch per Scanner erfasst werden. Hierzu stehen mehrere Module zur Verfügung.
Durch die Nutzung der MDE entfällt die klassische manuelle Erfassung der Inventurmengen.
Sind die Zähllisten ausgefüllt, können die gezählten Mengen in Merkator erfasst werden. Hierfür dient das zentrale Inventur-Programm, das Du unter Lager/Inventur/Inventur aufrufst.
Das Programm startet mit der Ausgrenzung. Unabhängig vom Zeitpunkt der Eingabe, der grundsätzlich frei gewählt werden kann, muss jedoch die Erfassung der Zählmengen auf das Inventurdatum gebucht werden: Das Datum, welches in der Zählliste als Inventurdatum abgestellt wurde.
Ohne weitere Auswahl werden alle Artikel der Zählliste sortiert nach Artikelnummer aufgerufen. Hier wäre es hilfreich, die Bereiche so zu wählen, wie sie auch als Zählliste vorliegen. Im Kopf der Zählliste ist dies zu sehen. In den Optionen der Ausgrenzung lassen sich hierfür weitere Einstellungen vornehmen.
Die Checkbox Anzeige bis Datum aktiv aktiviert ein Feld, in welchem sich in der Ausgrenzung ein bis-Datum definieren und darüber ein Bereich filtern lässt.
Mit Klick auf Daten werden die Eingaben entsprechend aufbereitet. Die gezählten Mengen werden hier in der Spalte Menge eingetragen.
Über den Button S/I wird der Sollbestand in die Spalte „Menge“ übernommen.
Es ist wichtig, darauf zu achten, dass jede Zeile mit einem Wert gefüllt wird. Denn erfolgt kein Eintrag, wird automatisch die Menge 0 übernommen und beim Buchen auch mit Bestand 0 verbucht.
Sind alle Zählmengen korrekt erfasst, geht es weiter zur Verarbeitung der Erfassungsliste über den Befehl Tabellendruck, um diese zu drucken oder über die Preview erneut zu überprüfen.
Wenn während einer Inventur Arikel / Charge / Gebinde "gefunden" wurden, für die zuvor kein Lagerbestand erfasst war, dann werden die entsprechenden Daten während der Inventurerfassung eingetragen. Der Sollbestand ist in einen solchen Fall gleich Null.
Die Inventurdifferenzenliste gibt einen Überblick über die Inventurergebnisse und Abweichungen werden bewertet. Dabei ist es möglich, zwischen verschiedenen Bewertungen zu wählen, z. B.
Die Inventurdifferenzliste lässt sich über das Menü Lager/Inventur/ Inventurdifferenzen aufrufen.
Um die erfassten Werte zu kontrollieren, sollte die Inventurdifferenzliste über die Preview aufgerufen werden. Auf diese Weise lässt sich abschließend prüfen, ob alle Werte korrekt sind und ggf. eine Korrektur der Mengen über die Inventurerfassung erforderlich ist.
Besonders bei fehlenden Mengen sollte geprüft werden, ob dies tatsächlich Nullmengen sind oder ob diese bei der Erfassung nur vergessen wurden.
Es sollte weiter sichergestellt werden, dass der korrekte Bereich und das richtige Inventurdatum gewählt wurden, bevor die Preview gestartet wird.
Die Differenzenliste kann beliebig oft neu aufgerufen werden.
Mit der Option "nur Differenzen drucken" können entsprechende Positionen schnell gefunden und überprüft werden. Wenn zusätzlich zu dieser Option noch ein %-Wert im Feld "ab Abweichung von" eingetragen wird, dann können so rasch größere Abweichungen zwischen Sollbestand und erfasster Zählmenge gefunden werden. Liegen ggf. Erfassungsfehler vor, dann können diese in der Inventurerfassung korrigiert werden.
Die Verbuchung der Inventur erfolgt aus dem Programm für die Inventurdifferenzenliste. In den Optionen muss hierfür die Einstellung Differenzenliste angewählt und die Checkbox Differenzenverbuchung aktiviert sein.
Mit Klick auf Verarbeitung oder Preview werden die Differenzen zwischen den abgestellten Soll‑Mengen und den eingegeben Ist-Mengen ermittelt und auf den Lagerbestand verbucht. Die Korrekturbuchungen sind später in der Lagerverbuchung sichtbar und können ausgedruckt werden. Sie sind zur deutlichen Unterscheidung mit dem Kennzeichen „I“ und der Kurzinformation „Inventur“ gekennzeichnet.
Noch einmal der wichtige Hinweis: Eine Menge 0 wird als gezählter Nullbestand gebucht. Mit der Verbuchung ist die Inventur abgeschlossen.
Die Daten der Inventurdatei können auch nach der Verbuchung dort weiter enthalten sein. Dies kann per Option bestimmt werden. Es gibt eine Buchungskennung pro Datensatz mit der erkannt wird, ob die Inventur verbucht wurde. So können auch Datensätze angezeigt werden, die bereits verbucht wurden sind.
Die Sicherung des Bestandes in Merkator erfolgt über das Modul „Bestandsabstellung“. Es werden die Bestandsdateien im Ordner „Daten/Bestand/Datum“ gesichert.
Eine Bestandsabstellung sollte direkt nach vollständiger Verbuchung der Inventurmengen vorgenommen werden.
In der Bestandsauskunft ist das Ergebnis der Inventurbuchung für einzelne Artikel zu sehen.
Im Bestandsstamm wurde die Information, wann die Inventur unter Verbuchung welcher Menge von wem vorgenommen wurde, dokumentiert.
Den Bestandsstamm lässt sich über die Details der Bestandsauskunft oder auch die Startseite aufrufen.
Auch in den Artikelbewegungen ist die durchgeführte Inventur zu erkennen. Hier wurde ein Bewegungssatz INVENTUR mit der verbuchten Mengendifferenz angelegt.
In Merkator ist es möglich, die Bewegungen eines Artikels über die Selektion so zu steuern, dass nur die Bewegungen nach der letzten Inventur zu sehen sind.
Rufe zuerst das Programm Artikelbewegungen auf und wähle hier den Befehl Selektion.
Auf dem Seitenreiter Kennzeichen befindet sich die entscheidende Option Mengenrechnung ab Inventur.
