Das Kundencenter dient in Merkator als Einstiegspunkt in die Angebots- und Auftragserfassung und bietet zugleich eine Übersicht über alle kundenbezogenen Vorgänge im System.
Zur Anzeige gehören
Über eingebundene Buttons steht der Sprung u.a. in den Kundenstamm und die Auftragsauskunft zur Verfügung und es können Texte angezeigt und gepflegt werden.
Für die verschiedenen Vorgänge, den Kunden betreffend, stehen jeweils eigene Seitenreiter u.a. für
zur Verfügung.
Auch eine Compliance- und Ust.-Ident.-Prüfung kann aus dem Kundencenter ausgelöst werden.
Für alle genannten Funktionen besteht die Voraussetzung einer entsprechenden Datenpflege und Einrichtung.
Das Kundencenter wird über die Befehle Vertrieb/Kundencenter auf der Merkator‑Startseite oder über den dafür vorgesehenen Button im rechten Bereich aufgerufen.
Der Einstieg kann über
erfolgen.
Bei Bestätigung der Eingabe mit Return werden die Daten in die Anzeige geholt. Dabei kann in den Optionen (siehe unten) eingestellt werden, welches Register beim Datenaufruf im Vordergrund stehen soll. Hier in unserem Beispiel die Angebote/Aufträge.
Der Einstieg über eine Auftragsnummer hat den Vorteil, dass der jeweilige Auftrag im Kundencenter direkt angezeigt und ausgewählt wird. Dabei wird die Anzeige der Angebote/Aufträge für weiter unten stehende Aufträge automatisch passend gescrollt.
In der Kundencenter-Toolbar sind wichtige CRM-Funktionen hinterlegt wie z.B. der Aufruf der Kunden-Artikel-Historie. Diese werden jeweils in eigenen Beiträgen dokumentiert und sind hier nur beispielhaft aufgeführt.
Die Preisauskunft wird in einem gesonderten Beitrag im Detail dokumentiert.
Unter dem Menüpunkt Extras stehen weitere Programme zur Verfügung.
Die Angebots- und Auftragsbearbeitung, die von hier aus aufgerufen werden, entsprechen älteren Programmversionen, die im heutigen Standard nicht mehr verwendet werden.
In der Adressübersicht werden Adresseinträge mit der Möglichkeit für Eingrenzungen gesucht.
Aufruf der Limitinformationen.
Aufruf der Lieferterminliste.
Aufruf der Liste der gelieferten Positionen.
Unterhalb der Symbolleiste können verschiedene Angaben zum Kunden aufgeführt werden:
Verschiedene Buttons weiter rechts ermöglichen z.B. ein Umschalten in
Zusätzlich kann
aufgerufen werden. Für beide Reports können die gewünschten Daten vorselektiert werden.
Auftragseingangs- und Umsatz-Statistik
Kundenblatt
Das Kundencenter-Grid bietet für typische Vorgänge des CRM jeweils einen eigenen Seitenreiter:
Die hieran andockenden Prozesse wie z.B. die Angebots- und Auftragserfassung sind jeweils gesondert dokumentiert.
Über das Menü Design/Register kann mit entsprechender Berechtigung eingestellt werden, welche Register angezeigt werden sollen.
Für jeden Seitenreiter kann das Grid -durch Complan oder einen Admin mit entsprechender Berechtigung- individuell gestaltet werden, d.h., welche Spalten hier jeweils aufgeführt sind, ist grundsätzlich frei definierbar.
Die Anzeige der Ansprechpartner im Grid bietet mehrere Möglichkeiten, die über das Kontextmenü mit Rechtsklick aufgerufen werden können.
Für die Kontaktaufnahme lassen sich
an den Ansprechpartner starten oder direkt einen Kontakteintrag erstellen.
Die im Stammsatz des Kunden gepflegten Lieferadressen werden hier angezeigt.
Über das Kontextmenü besteht die Möglichkeit für
der Kundenlieferadressen sowie Aktionen, wie anrufen (bei Anschluss der Telefonie), Emailversand sowie der Export nach Excel zur weiteren externen Bearbeitung.
Kontakte können in Merkator zu verschiedenen Vorgangsarten im Vertrieb erfasst werden. Welche das sind kann in den Optionen definiert werden. Typischerweise sind dies z.B.
Die Kontakte werden in einem separaten Beitrag beschrieben.
Anzeige, Neuanlage und Pflege der Geräte (u.a. Fremd-, Leihgeräte) des Kunden. Werden Artikel mit einer Gerätepflicht belegt, werden in diesem Register alle an den Kunden bereits verkaufte oder verliehene Geräte angezeigt.
Über das Kontextmenü kann man direkt in den Gerätestamm und die dort angelegten Geräte springen.
Dazu kommen eine Reihe weiterer Möglichkeiten, wie z.B. der Direktsprung in Artikelcenter oder Artikelstamm sowie die Anzeige der Gerätehistorie.
Weitere Informationen befinden sich in der Dokumentation der Geräte- und Seriennummernverwaltung.
In Merkator ist es möglich Mailingaktionen für Kunden durchzuführen. Der Ablauf wird in einer gesonderten Dokumentation beschrieben.
Im Kundencenter werden im Register Mailingaktion für jeden Kunden die vorhandenen Mailingaktionen aufgeführt. Die Mailingaktionen können hier nicht bearbeitet, sondern nur als Information herangezogen werden.
Wenn für Kunden individuell vereinbarte Verkaufspreise existieren, so können diese hier bearbeitet werden. Gibt es eine gültige Kunden-Artikel-Kombination, so wird bei Anlage des Auftrags dieser Preis statt des normalen Artikelstandardpreises gezogen. Diese Daten können auch in den allgemeinen Stammdaten gepflegt werden.
Über das Kontextmenü geht es in die Detailpflege, in welcher auch Gültigkeiten und Staffelpreise für eine Mengen-Preissteuerung hinterlegt werden können.
Zusätzlich zur Möglichkeit, die Anzeige eines Registers über das Design einzustellen und als Muster zu speichern, bietet das Register Kunden-Artikel-Preise eine Besonderheit: Für Kunden-Artikel-Preise (wie auch die Lieferanten-Artikel-Preise) kann die Anzeige im Benutzerstamm gesteuert werden mit der Möglichkeit zu entscheiden, ob nur die Anzeige oder auch die Bearbeitung freigeschaltet wird.
Im Servicemodul besteht die Möglichkeit, Hotline-Fälle (Tickets) zum Kunden im Rahmen der Serviceabwicklung zu erfassen. Dieser Ablauf wird in einem separaten Beitrag beschrieben. Im Kundencenter werden die Tickets eines Kunden angezeigt und können von hier aus angelegt, aufgerufen und auch bearbeitet werden.
Über den Designer kann wie auch für die anderen Register im Kundencenter definiert werden, welche Felder im Hotline-Grid als Spalten zur Verfügung stehen sollen.
In unserem Beispiel u.a.
Es gibt auch die Möglichkeit, Felder im Grid für die Bearbeitung als "editierbar" freizuschalten, so dass diese direkt in der Übersicht im Kundencenter gepflegt werden können. In unserem Beispiel hier das "Warten-auf Kunde-Kennzeichen".
Bestehende Informationen zu den Verkaufsartikeln des Kunden werden hier angezeigt. Zudem ist es möglich neue Kombinationen anzulegen. Es kann z.B. eine spezielle Kundenartikelnummer für den Artikel oder eine eigene Kundenbezeichnung hinterlegt werden. Über das Kontextmenü sind Direktsprünge möglich.
Merkator bietet mit dem Modul Projektmanagement, Projekte zu verwalten und das Projekt als zusätzliche Datenklammer für mehrere Aufträge VK und PPS zu nutzen. Im Kundencenter werden Projekte, die einem Kunden zugeordnet sind, angezeigt. Von hier aus lassen sich das Projektcenter oder die Projektdetails aufrufen oder Projekte direkt neu anlegen.
In den Projektdetails werden wesentliche Daten zum Projekt erfasst und zugehörige Dokumente hinterlegt.
Das Projektcenter bietet über mehrere Register Übersichten der zum Projekt zugeordneten Daten wie z.B.
Anzeige und Aufruf (Doppelklick) der Kundendokumente
Die Übersicht der Angebote/Aufträge ist der zentrale Einstieg für die vertriebliche Angebots- und Auftragsabwicklung im Kundencenter. Diese wird in einer eigenen Dokumentation ausführlich beschrieben.
Anzeige der für einen Kunden gepflegten Rabatte mit Sprung in die Details.
In diesem Register lässt sich die Anzeige für
im Kundencenter nach Status festlegen.
Zusätzlich kann die Anzeige der Kunden nach Kennzeichen wie
selektiert werden. Bei Auswahl des Kunden über das Suchfenster "Kunden-Adresse" wird das eingestellte Kennzeichen mit übernommen. Auch die Anzeige von gesperrten Kunden ist möglich. Gesperrte Kunden werden zusätzlich mit einem Sperrsymbol gekennzeichnet.
Negative Mengen werden in der Ermittlung des angezeigten Auftragsbestands nicht berücksichtigt.
Nach der Suche über die Kunden wird ein Fenster mit Baumstruktur der zuletzt ausgegrenzten Daten aufgerufen. Hierüber lassen sich mit Doppelklick die jeweiligen Kunden direkt aufrufen.
Beim Aufruf des Kundencenters steht der Cursor im Feld Kurzbezeichnung anstelle der Kundennummer (Standard-Vorbelegung).
Hier kann ein Muster eingegeben werden, das beim Aufruf der Statistiktabelle vorbelegt sein soll. Auf diese Weise lässt sich steuern, welche Daten per Default in der Statistik angezeigt werden.
Dem User wird damit die Muster-Auswahl bei Aufruf der Statistik nicht angeboten.
Beim Aufruf eines Kunden wird der Kundentext aus dem Kundenstamm im Textfenster automatisch aufgerufen.
Der Kundeninfotext ist ein zusätzlicher Text, der bei Bedarf eingerichtet werden kann (andere Satzart).
In der Anzeige des Auftragsbestands werden bestehende Rahmen (Kontrakte) mit eingerechnet.
Beim Aufruf des Kundencenters wird die Kundensuche geöffnet und vorgeschaltet.
Hier lässt sich definieren, welches der Register von links gezählt beim Aufruf des Kundencenters im Vordergrund stehen soll. Der Wert 11 entspricht in unserem Beispiel dem Register Angebote/Aufträge.
Die Zählreihenfolge der Register ist abhängig davon, welche Register angezeigt werden. Dies kann durch Muster oder im Benutzerstamm unterschiedlich eingestellt sein.
Hier lässt sich festlegen, ob über den Button Termin in der Toolbar die Gruppenübersicht oder der Terminkalender aufgerufen werden soll.
Die eingegebene Emailadresse der eigenen Firmenzentrale wird beim Aufrufen des Email-Systems über den Menüpunkt "Email an Zentrale" im Kontextmenü der Kontakt-Verfolgung vorbelegt.
| Email: | Definition der Vorgangsart für den Kontakteintrag bei der Email-Versendung. Die Anlage eines Kontakteintrages bei der Email-Versendung ist von der gewählten Funktion "Immer, Immer mit Details, Abfrage oder Nie" abhängig. |
| Briefe: | Definition der Vorgangsart für den Kontakteintrag bei der Brieferstellung. Ob ein Kontakteintrag erstellt wird, ist von der gewählten Funktion "Immer, Immer mit Details, Abfrage oder Nie" abhängig. |
| Telefonate: | Definition der Vorgangsart für den Kontakteintrag beim Telefonieren über die MerkatorIQ CTI. Ob ein Kontakteintrag erstellt wird, ist von der gewählten Funktion "Immer, Immer mit Details, Abfrage oder Nie" abhängig. |
Die "Ungelesenen Nachrichten/Termine" bieten eine Übersicht über Termine, Wiedervorlagen, Aufgaben und je nach Einstellung auch ungelesene Nachrichten. Sie werden über die Tastenkombination Strg + F3 aufgerufen.
| Neu erstellte Emails anzeigen: | Anzeige des Kontakteintrages im Fenster "Ungelesene Nachrichten/Termine" des IQ-TASK. |
| Neu erstellte Briefe anzeigen: | Anzeige des Kontakteintrages im Fenster "Ungelesene Nachrichten/Termine" des IQ-TASK. |
| Geführte Telefonate anzeigen: | Anzeige des Kontakteintrages im Fenster "Ungelesene Nachrichten/Termine" des IQ-TASK. |
Anzeige von zeitlich gültigen Projekten im Register "Projekte".
Die Gültigkeit wird über das bis-Datum gesteuert.
Mit Erfassung einer Vorgangsart lässt sich im Kundencenter mit Doppelklick auf den "Direktkontakt 1-3" ein Kontakt generieren, der mit der entsprechenden Vorgangsart direkt vorbelegt ist.
Beispiel
Die Option für den Direktkontakt 1 ist auf "Email" gesetzt.
Im Register "Absprechpartner" ist der Direktkontakt 1 eingebunden und wird hier durch ein -zugegeben nicht ganz treffend gewähltes- Icon angezeigt.
Mit Doppelklick auf das Telefonhörer-Icon wird ein Kontakteintrag generiert, der mit der Vorgangsart "Email" vorbelegt ist. Auf diese Weise entfällt die Auswahl der Vorgangsart.
Wird ein neuer Kontakteintrag vorgenommen, so wird der hier hinterlegte Bearbeiter übernommen. Ist an dieser Stelle kein Eintrag gemacht, so wird der User als Bearbeiter genommen.
Wird eine ungültige Kundennummer eingegeben, so erscheint eine Meldung. Ist diese Option nicht gesetzt, so wird der nächste gefunden Kunde eingetragen".
Die Kundensprache wird nicht berücksichtigt.
| Vorlage für Briefe (nur für RTF-Dokumente): | Bei Briefen, die als RTF-Dokumente erfasst werden, ist das Arbeiten mit einer Standardvorlage oder mit mehreren Vorlagen möglich. Die feste Vorlage wird über das Fenster "Dokument suchen" zugeordnet. Durch die Funktion "Auswahl bei der Brieferstellung (Korrespondenz)" wird das Fenster "RTF-Vorlagen" geöffnet, in dem die definierten Vorlagen aufgelistet und ausgewählt werden. Die Bezeichnung des Push-Buttons "Brief erstellen" wird auf "Korrespondenz" geändert. |
| RTF-Editor: | Aufruf der RTF-Dokumente mit dem systemverknüpften Programm (z.B. Word, Wordpad) oder dem MerkatorIQ-Editor. |
| Speicherort/Abstellpfad für Briefe: | Direkte Eingabe des Verzeichnisses oder Auswahl über das Fenster "Ordner suchen" für die Ablage der erstellten Briefe. Mit der Funktion "Automatische Vergabe des Dateinamens" wird das Dokument mit dem automatisch vergebenen Dateinamen im eingestellten Verzeichnis gespeichert. Die Funktion "Speichern unter-Abfrage bei Erstellung" bietet die Möglichkeit, das Verzeichnis und den vorgeschlagenen Dateinamen zu ändern. |
| Briefe in Dokumentenmanagement abstellen: | Alle zum Kunden oder Kundenansprechpartner geschriebenen Briefe werden in der MerkatorIQ-Dokumentenverwaltung abgestellt. |
| Ansprechpartner: | Mit dem Aktivieren der Funktion kann zwischen einer auf- oder absteigenden Sortierung gewählt werden. Für eine weitere Sortierdefinition ist das -Symbol über dem Bereich "Ansprechpartner" aktiviert. Die individuelle Sortierreihenfolge wird im Fenster "Sortier Designer" definiert. |
| Lieferadressen: | Mit dem Setzen der Funktion kann zwischen einer auf- oder absteigenden Sortierung gewählt werden. Für eine weitere Sortierdefinition ist das -Symbol über dem Bereich "Lieferadresse" aktiviert. Die individuelle Sortierreihenfolge wird im Fenster "Sortier Designer" definiert. |
| Kontakte: | Durch das Aktivieren der Funktion kann zwischen einer auf- oder absteigenden Sortierung gewählt werden. Für eine weitere Sortierdefinition ist das -Symbol über dem Bereich "Kontakte" aktiviert. Die individuelle Sortierreihenfolge wird im Fenster "Sortier Designer" definiert. |
| Ansprechpartner: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen zum Ansprechpartner, die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Lieferadressen: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für die Lieferadresse, die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Kontakte: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für das Register "Kontakte", die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Geräte: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für das Register "Geräte", die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Mailing: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für das Register "Mailingaktionen", die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Preise: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für das Register "Kunden-Artikel-Preise", die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Hotline: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für das Register "Hotline", die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Kunden-Artikel-Info: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für das Register "Kunden-Artikel-Infos", die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Projekte: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für das Register "Projekte", die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Termine: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für das Register "Termine", die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| EAR: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für das Register "EAR", die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Dokumente: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für das Register "Dokumente", die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Angebote/Aufträge: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für das Register "Angebote/Aufträge", die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Ku.-Gr./Art.-Gr.-Rabatte: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für das Register "Kundengruppen-/Artikelgruppen-Rabatte", die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Beziehungsmanagement: | Anlage von individuellen Tabellenstrukturen für das Register "Beziehungsmanagement", die durch die verschiedenen Maskenarten gesteuert werden. |
| Maskenart Kopf: | Anlage einer individuellen Maskenart für den Kopf. |
| Ermittlung über: | Einstellen der Ermittlung der offenen Posten nach Kunde, Rechnungsempfänger, Verband 1 oder Rechnungsempfänger bzw. Verband 1. |
| Zugriff auf Offene Posten immer über Kundennummer: | Ermittlung des Wertes der Offenen Posten über die Kundennummer. |
| Neuanlage | Bei der Anlage neuer Angebote und Aufträge wird der Angebots-/ Auftragskopf direkt aufgerufen. Dabei kannst Du einstellen, ob dies vor oder nach der Positionserfassung erfolgen soll. Die Einstellung ist auch möglich für neue Angebote/Aufträge, die als Kopie erzeugt werden. |
| Änderung | Bei der Änderung von Angeboten und Aufträgen wird der Angebots-/ Auftragskopf direkt aufgerufen. Dabei kannst Du einstellen, ob dies vor oder nach der Positionserfassung erfolgen soll. |
Bei gesetzter Option werden auch die deaktivierten Angebote in der Übersicht angezeigt.
Bei gesetzter Option werden Angebote ab einem definierten Datum in der Übersicht angezeigt.
Bei gesetzter Option werden auch die deaktivierten Aufträge in der Übersicht angezeigt.
| Fakturafreigabe: | Es werden in der Übersicht alle Aufträge angezeigt, die bereits für die Faktura freigegeben wurden. |
| Rechnungen: | Es werden in der Übersicht alle Aufträge angezeigt, für die bereits eine Rechnung erstellt wurde. |
| Statistik: | Es werden in der Übersicht alle Aufträge angezeigt, die bereits in die Statistik überführt wurden. |
Die Anzeige der historischen Aufträge kann aufgrund der hohen Datenlast zu einer Verlangsamung der Anzeige führen.
Bei gesetzter Option wird bei der Versionierung eines Angebotes die Vertriebswegauswahl aufgeblendet.
Bei gesetzter Option wird bei der Versionierung eines Angebotes dieses nicht automatisch auf inaktiv gesetzt.
Anzeige der zuletzt gedruckten statt der zuerst gedruckten Dokumente in der Übersicht der Angebote/Aufträge.
Im Formularstamm wird eingestellt, ob Dokumente Auftrags- oder Kunden-bezogen abgestellt werden.
Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt Auftrags-bezogen.
Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt Kunden-bezogen.