Alle für den Debitorenbereich notwendigen Formulare kannst Du im Formularcenter aufbereiten. Im Prinzip besteht damit die Möglichkeit, aus dem Kundencenter heraus alle Formulare von der AB über den Lieferschein bis zur Rechnung zu erzeugen, wobei der Lieferscheindruck in der Regel im Versand/Warenausgang erfolgt.
Mit Rechtsklick auf einen angelegten Kundenauftrag z.B. im Kundencenter und den Befehl Formulare öffnest Du die Übersicht der eingerichteten Formulare:
Hier abgebildet findest Du eine Übersicht der im Standard enthaltenen Formulare. Hier können natürlich weitere, kunden-individuelle Formulare hinzukommen, welche dann entsprechend konfiguriert werden müssen.
Der erfolgte Druck von Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung führt zur Abstellung eines PDF und eine entsprechende Anzeige im Kundencenter im Grid der Auftragsübersicht.
Durch den Formulardruck setzt sich das Druckkennzeichen im Formularcenter auf G, so dass Du für einen erneuten Druck des Formulars dieses erst wieder freigeben musst – über den Befehl Freigabe, die Funktionstaste F2 oder den grünen Lampen-Button.
Der Druck kann als Mail-Versand, per Fax oder auf einen Drucker erfolgen, oder es kann eine Preview aufgerufen werden.
Wenn die Liefermengen in der Spalte „Liefermenge“ der Auftragsposition eingetragen sind, ist der Lieferschein ebenfalls druckbar. Hierfür kannst Du in der Positionserfassung Liefermengen eingeben, in unserem Beispiel entsprechend der Soll-Liefermenge. Bei der Eingabe der Liefermengen kannst Du auch Teilmengen eintragen. In diesem Fall wird der Lieferschein nur über die durchgeführten Liefermengen gedruckt und die Restmenge des Auftrags wird entsprechend in der Position angezeigt.
Ist der Positionsartikel chargen-, gebinde- oder gerätepflichtig, so muss beim Eintragen der Liefermenge die entsprechende Chargen-, Gebinde- oder Gerätenummer verknüpft werden.
Der Lieferschein kann nun in den Formularen in der Preview angezeigt oder mit Druck gedruckt werden. Auch das Versenden per E-Mail ist wie bei allen Formularen möglich.
Die Proforma-Rechnung kann erst nach der Eingabe der Liefermengen oder Bestellmengen erstellt werden. Wichtig ist, dass durch den Druck der Proforma-Rechnung noch keine Bestände abgebucht werden und auch noch keine Rechnungsnummer erzeugt wird. Die eigentliche Rechnungsschreibung erfolgt in einem eigenen Schritt. Ob die Bestellmenge oder die Liefermenge führend sind, ergibt sich aus dem Formularartenstamm und muss entsprechend auch im Layout angepasst sein.
Rechnungen kannst Du im Kundencenter aus den Formularen drucken. Rufst Du den Rechnungsdruck auf, erfolgt zunächst eine Abfrage über die Versandkonditionen. Diese sind aus dem Auftragskopf bereits gefüllt. Ansonsten kannst Du hier die Daten auch manuell hinterlegen und Deine Eingabe bestätigen.
Sind alle Eingaben erfolgt, ist die Rechnung vorbereitet und kann in die Bereitstellung zur Faktura gehen. Die verkauften Artikel werden vom Lager abgebucht und die Rechnung wird erstellt.
