In Merkator ist es möglich, über Konfigurationen hinter den Formularen zu steuern, ob die Fakturafreigabe an den Druck des entsprechenden Formulars aus dem Kundencenter heraus gekoppelt ist oder aus dem Warenausgang im Versand erfolgt. Beide Möglichkeiten sind prinzipiell gegeben.
Nach der Freigabe zur Faktura kann der Rechnungsdruck entweder unmittelbar als direkte Rechnungsschreibung erfolgen oder der Auftrag wird zunächst in einen Arbeitsvorrat in der Faktura-Nachbearbeitung überführt. Hier können Aufträge in einem gewissen Rahmen final nachbearbeitet, freigegeben und eine Rechnung erzeugt werden. Alle zur Lieferung gehörenden Daten, wie Mengen, Liefertermin, etc. sind nicht änderbar. Es können jedoch noch zusätzliche Informationen hinzugefügt oder Preise und Rabatte bearbeitet werden.
Mit der Fakturafreigabe ändert sich der Status eines Auftrags von „offen“ auf „geliefert“, durch Ausführen des Rechnungsdrucks auf „berechnet“ und kann in der Auftragsauskunft eingesehen werden.
Nach der Freigabe für die Faktura werden zwei Dinge in die Wege geleitet.
In der Faktura Nachbearbeitung können Aufträge abschließend bearbeitet werden, bevor der Rechnungsdruck erfolgt. Die hier stehenden Aufträge haben den Status geliefert, was bedeutet, die Ware wurde bestandwirksam vom Lager abgebucht und steht nun für die letzten Vorbereitungen zur Rechnungsschreibung bereit. Veränderungen an der Liefermenge dürfen nun nicht mehr vorgenommen werden, weil sonst Differenzen zwischen Bewegungen und Bestand entstehen würden.
Aus dem Formularcenter kannst Du einen Auftrag in die Nachbearbeitung der Fakturafreigabe schicken.
Es erfolgt eine Abfrage nach Versandkosten und Verpackungskosten.
Der Auftrag wird in der Standardeinstellung danach nicht mehr im Kundencenter angezeigt. Er bleibt jedoch über Auftragsauskunft erreichbar.
Über die Startseite und die Befehle Vertrieb/Nachbearbeitung Fakturafreigabe erreichst Du die in der Faktura abgestellten Aufträge.
Auf der ersten Maske steht eine Ausgrenzung zur Auswahl der Startwerte bereit, die in diesem Programm einer besonderen Logik folgt. Die beiden Felder für Auftrag und Kunde treten hier im Team mit jeweils einer Checkbox auf, über welche die Ausgrenzung gesteuert wird.
Bleibt die Checkbox frei, läuft die Ausgrenzung über alle Aufträge ab dem ausgewählten Auftrag aufwärts.
Hakst Du die Checkbox an, wird ausschließlich der ausgewählte Auftrag in die Anzeige geholt.
Auch für das Feld Kunde wird die Checkbox in derselben Weise verwendet.
Durch die Kombination beider Felder kannst Du so eine Reihe von Varianten in der Ausgrenzung wählen wie z.B.
alle Aufträge ab einer bestimmten Auftragsnummer aufwärts über
oder wie hier abgebildet
alle Aufträge für alle Kunden mit Kundennummer 66006 und aufwärts.
Sind die Startwerte eingegeben, holst Du die gewünschten Aufträge in die Anzeige mit Klick auf den Befehl <A>nzeige.
Für den Fall, dass die Aufträge, die sich nun in der Anzeige befinden, noch nicht der gewünschten Auswahl entsprechen, lässt sich eine noch differenziertere Selektion aufrufen, die es Dir z.B. erlaubt, auch über Zeiträume auszugrenzen. Der Button Selektion oder der entsprechende Befehl im Menü öffnet das Fenster für diese Selektion.
Alle Ausgrenzungen, die Du hier vornimmst, grenzen nicht Deine in den Startwerten getroffenen Auswahl weiter ein, sondern beginnen von Neuem über alle Aufträge und Kunden im System. Deine Auswahl musst Du hier abschließend mit Klick auf den grünen Haken bestätigen.
Alle Aufträge, die sich nun in der Anzeige befinden, können auf verschiedene Arten nachbearbeitet werden, bevor sie in den Rechnungsdruck gehen.
Zur Nachbearbeitung können Texte im Auftragskopf und in den Positionen sowie Rabatte oder Versandkosten angepasst werden. Hierfür kannst Du über die Buttons im Menü in die jeweiligen Bereiche wechseln.
Über den Button im Menü oder die Funktionstaste F2 öffnet Merkator die Maske zur Bearbeitung der zur Faktura freigegebenen Auftragsköpfe. Hier kannst Du gewünschte Änderungen vornehmen.
Über den Button im Menü oder die Funktionstaste F3 wechselt Merkator zur Übersicht der Positionen. Hier kannst Du gewünschte Änderungen im Grid vornehmen. So kannst Du auch auf den Positionstext zugreifen und diesen bei Bedarf weiter bearbeiten.
In der Position kann unter Berücksichtigung der betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge ggf. auch ein nachverhandelter Preis angepasst oder ein Rabatt eingerichtet werden, bevor die Rechnung geschrieben wird. Die zu bearbeitenden Felder sind im Designer unter Beachten der Sorgfaltspflicht für die gewünschten Eingaben freizuschalten. Die folgenden Beschränkungen sind zu beachten:
Es können noch nachträglich Auftragstexte erfasst oder geändert werden, die auf der Rechnung erscheinen sollen. Texte, die auf anderen Formularen, wie z.B. dem Lieferschein stehen dürfen nicht mehr geändert werden.
Über das Kontextmenü kannst Du den Auftragstext öffnen und bearbeiten.
Über das Kontextmenü „Kundentext“ können vor der Rechnungsschreibung die ggf. im Kundentext hinterlegten Zusatzinformationen abgefragt und überprüft werden.
Über das Kontextmenü „Auftragswert“ können Details zum Auftrag vor der Rechnungsschreibung abgefragt werden. Hier sind auf Basis der gewählten Mengenbasis (Bestellmenge, Liefermenge oder Restmenge) die Werte abfragbar und ebenso der Deckungsbeitrag, die Spanne oder andere Informationswerte zum Auftrag, sofern die Daten für diese Berechnungen eingerichtet sind.
In Spalte Fr sitzt das Freigabekennzeichen, über welches Du Aufträge für den Stapelrechnungsdruck, der beim Verlassen des Programms durch eine automatische Abfrage zur Auswahl gestellt wird, freigeben oder sperren kannst.
Im Prinzip stehen hier drei mögliche Kennungen zur Verfügung, zwischen denen Du mit Doppelklick in das entsprechende Feld für einen Auftrag wechseln kannst.
Über den Button Alle freigeben werden alle Aufträge in der Anzeige in einem Rutsch auf „J“ gestellt. Der Button Alle aufheben setzt das Kennzeichen wieder zurück.
Ob nun das Freigabekennzeichen beim Druck überhaupt berücksichtigt werden soll, wird in den Optionen für den Rechnungsdruck festgelegt. Diese lassen sich entweder beim Stapelrechnungsdruck selbst aufrufen oder über Rechtsklick auf einen der angezeigten Aufträge. In diesem Fall kannst Du aus dem Kontextmenü den Befehl Rechnungsdruck auswählen und im nachfolgenden Fenster über das Menü in die Optionen wechseln.
Die Berücksichtigung des Freigabekennzeichens kann entweder
Manche Kunden wünschen ihre Rechnungen gebündelt in einem wiederkehrenden, zeitlichen Intervall wie z.B. wöchentlich, alle 14 Tage oder monatlich. Über das Kennzeichen für Sammelrechnungen kann dieser Rhythmus im Kundenstamm für jeden Kunden individuell hinterlegt werden, so dass in der Nachbearbeitung der Fakturafreigabe darauf zurückgegriffen werden kann. Im Grid wird das Kennzeichen in Spalte SR angezeigt.
Indem Du im Rechnungsdruck ein bestimmtes Sammelrechnungskennzeichen auswählst, lassen sich diejenigen Rechnungen, die in demselben zeitlichen Intervall erstellt werden sollen, auf diese Weise praktisch bündeln. So kannst Du z.B. einmal pro Woche alle Aufträge über alle Kunden mit einer Kennzeichnung für wöchentliche Sammelrechnungen in den Rechnungsdruck geben.
Ein kurzer Blick in den Kundenstamm zeigt, mit welchen Werten das Sammelrechnungskennzeichen belegt werden kann. Auf dem Seitenreiter Formulare befindet sich die Kennzeichnung für die Sammelrechnung.
Mit Klick in das Feld und der Funktionstaste F11 öffnet sich die Feldhilfe, in der die möglichen Werte für dieses Feld aufgeführt und beschrieben werden.
Welche Werte hier konkret vorgesehen sein sollen, ist natürlich frei definierbar.
Über den Befehl Formulare im Menü oder mit Rechtsklick auf einen Auftrag und dem Befehl Formulardruck öffnest Du das Formularcenter mit Optionen für den Rechnungs- und Proberechnungsdruck.
Wählst Du hier unmittelbar den Rechnungsdruck, kann -je nach Einstellung in Merkator- durch Auslösen der Preview die Rechnung bereits abgestellt werden. Zur reinen Prüfung der Rechnung vorab steht hier daher die Proberechnung zur Verfügung. Löst Du den Rechnungsdruck abschließend aus, verschwindet der Auftrag aus der Anzeige der Faktura‑Nachbearbeitung.
Mit Rechtsklick auf einen Auftrag in der Anzeige in der Nachbearbeitung Faktura findest Du eine Reihe zentraler Befehle, die Dich z.B. zur Positionserfassung oder den Auftragskopf führen. Einige dieser Befehle werden im Folgenden weiter erläutert.
Der Rechnungsdruck lässt sich hier in der Nachbearbeitung der Fakturafreigabe auf verschiedenen Wegen starten.
Der Rechnungsdruck bietet eine Reihe von Optionen über die Ausgrenzungsmöglichkeiten auf der Maske und die Befehle im Menü. Auch hier findest Du die Unterscheidung zwischen Probedruck, Preview und Druck. In den Optionen lassen sich weitere Einstellungen treffen.
Über den Befehl Rechnungsdruck Lieferschein fasst Merkator alle mit der Lieferscheinnummer verknüpften Aufträge in einer Rechnung zusammen. Der Andruck der Lieferscheinnummer auf dem Formular wird dabei über das Layout gesteuert. Eine kurze Übersicht zur Zuordnung der Aufträge zur Lieferscheinnummer findest Du in Kapitel 18 zum Thema Versand.
Über den Befehl Rechnungsdatum setzen aus dem Kontextmenü kannst Du das Rechnungsdatum manuell eingeben. Üblicherweise wird das Rechnungsdatum beim Rechnungsdruck mit dem Tagesdatum befüllt. Es kann aber auch im Auftragskopf vorab manuell befüllt werden. Auch stornierte Rechnungen behalten – je nach Einstellung - das Rechnungsdatum bei.
Beim Verlassen des Moduls erfolgt die Abfrage für den Stapelrechnungsdruck. Bestätigst Du hier mit Ja, wird der Rechnungsdruck geöffnet.
Manchmal ist es notwendig z.B. für den internen Gebrauch oder auf Anfrage durch einen Kunden bereits gedruckte und versendete Rechnungen erneut zu drucken. Merkator bietet hierfür die Möglichkeit an, dies wahlweise als reinen Ausdruck ohne Weitergabe über ein Druckkennzeichnen zu tun oder als regelrechten Neudruck der Rechnung, bei dem auch ein PDF abgestellt und je nach Einstellung auch der automatische E-Mail-Versand erneut ausgelöst wird.
Das Programm wird über das Menü Vertrieb/Formulare/Rechnungen: Nachdruck aufgerufen.
Der Nachdruck kann über eine oder einen Bereich von Rechnungsnummern erfolgen. Soll lediglich eine Rechnung nachgedruckt werden, so genügt die Eingabe der Rechnungsnummer in das von-Feld. Bestätigst Du Deine Eingabe, wird diese Rechnungsnummer automatisch in das bis-Feld übernommen.
Der Nachdruck kann ebenso und zugleich über ein konkretes Rechnungsdatum erfolgen, um z.B. alle Rechnungen eines Vortages erneut in den Druck zu geben, oder auch über einen Zeitraum.
Die einzige Einstellungsmöglichkeit in diesem Programm liegt in der Übergabe eines Nachdruck-Kennzeichens. Wird diese Option gesetzt, wird durch den Nachdruck ein neues Rechnungs-Original erzeugt mit PDF-Abstellung und je nach Einstellung auch einem erneuten Mail-Versand.
Bleibt diese Einstellung inaktiv, so wird der Nachdruck lediglich als „erneutes Drucken“ behandelt. In diesem Fall kann das Formular entsprechend gekennzeichnet werden, so dass dieser Ausdruck vom Original zu unterscheiden ist.
