Das Bestellmahnwesen stellt alle überfälligen oder nahe bevorstehende Lieferungen und ausstehende Auftragsbestätigungen in einer Übersichtanzeige zusammen. Durch Variieren der Toleranztage kannst Du dabei steuern, ob Einkaufspositionen in oder aus den Betrachtungszeitraum fallen. Neben der manuellen Bearbeitung ist es auch möglich, das Erstellen und Versenden von Mahnungen und Erinnerungen und das Einholen von Auftragsbestätigungen über einen Nacht-Job zu automatisieren.
Über das Menü Beschaffung startest Du das Bestellmahnwesen.
Beim Aufruf des Moduls werden offene Einkaufsaufträge auf Positionsbasis in die Anzeige geholt. Welche genau, hängt von den Optionseinstellungen des Programms ab.
Über die Selektion lässt sich die Anzeige eingrenzen.
Die Eingrenzung kann auf dem ersten Seitenreiter (Kopf) über die beteiligten Sachbearbeiter, Einkäufer, Bestätigungsnummer, das Druckkennzeichen, das Bestätigungs- und/oder Bestelldatum erfolgen.
Weitere Selektionsmöglichkeiten findest Du auf den Seitenreitern Positionen, Artikel, Lieferant und Lieferanten-Kriterien.
Mit Doppelklick auf eine Position lässt sich diese für den Druck vorselektieren und mit erneutem Doppelklick wieder aus der Selektion rausnehmen. So können mehrere Positionen auch über verschiedene Lieferanten gemeinsam in Druck gegeben werden. Jede markierte Position wird zusätzlich in Spalte M mit * gekennzeichnet.
Die Vorselektion für den Druck geht alternativ auch über die Buttons zum Markieren (F2) oder Demarkieren (F3). Ein einfacher Klick auf die Position und anschließend Klick auf den Button ersetzt den Doppelklick.
Mit Klick auf Druck im Menü geht es weiter zum Druckprogramm für Mahnungen. Eine weitere Eingrenzung ist hier nicht erforderlich.
Klicke für den direkten Ausdruck auf <V>erarbeitung. Die Ausgabe-Einstellungen mit weiteren Optionen werden danach noch abgefragt. Dabei hast Du die Möglichkeit, Deine gesetzten Druckeinstellungen auch als Standardeinstellung (Funktion "Einstellungen permanent speichern") zu speichern.
Beim Direktdruck werden die Ausgabe-Einstellungen für die erste Bestellposition 1x abgefragt. Weitere markierte Bestellpositionen werden im Stapel danach ohne erneute Abfrage der Einstellungen direkt in Druck gegeben.
Statt direkt zu drucken, kannst Du auch erst eine Vorschau mit Klick auf Preview erzeugen. In der Vorschau lässt sich der Druck dann über die Druckersymbole steuern.
Beim Druck über die Vorschau werden alle markierten Bestellpositionen nacheinander in die Vorschau geholt und können gedruckt werden.
Das Druckprogramm im Bestellmahnwesen verfügt über eigene Optionseinstellungen, in denen Du für Mahnungen, Erinnerungen oder das Einholen von Auftragsbestätigungen jeweils ein dafür designtes Formular hinterlegen kannst. Die Verwendung unterschiedlicher Formulare sollte zusammen mit den weiteren Optionseinstellungen am besten als Muster gespeichert werden, so dass Du im täglichen Betrieb leicht zwischen den Use Cases auswählen kannst.
Auch Textbausteine können als Vor- und Nachtext definiert werden.
In den Optionen des Druckprogramms wird zusätzlich festgelegt, ob
Zu jeder Einkaufsposition wird automatisch eine Mahnstufe geführt, die in Spalte S angezeigt wird. Die Mahnstufen sind über die Anzahl der bereits gedruckten Mahnungen oder Erinnerung definiert und werden mit jedem Druck bei entsprechender Einstellung in den Optionen automatisch hochgesetzt. Noch nicht gemahnte Einkaufspositionen stehen automatisch auf der niedrigsten Mahnstufe "Null" = Nicht erinnert oder gemahnt.
Über den Button Mahnstufen (F4) kannst Du die einzelnen Werte der Stufen aufrufen, einsehen und manuell zurück- oder hochsetzen.
Mit Doppelklick auf eine der hier angezeigten Mahnstufen kannst Du diese einer ausgewählten Einkaufsposition manuell zuweisen.
Nicht verwechseln: Der Wert der Mahnstufe ist nicht gleich der Anzahl bereits gedruckter Mahnungen.
Über die Ausgrenzungsmöglichkeiten in den Optionen kann mit der Eingabe von Toleranztagen gesteuert werden, welche überfälligen Einkaufspositionen im Bestellmahnwesen in die Anzeige geladen werden. Durch die Auswahl von entweder Liefertermin, Bestelltermin oder Bestätigungsdatum richtet sich die Terminprüfung entsprechend aus.
Alle Bestellungen, die weder Bestätigungsnummer noch Bestätigungsdatum im Bestellkopf haben, werden selektiert. Die Terminprüfung läuft hier auf Basis des Bestelltermins für das Einholen von Auftragsbestätigungen in die Vergangenheit.
Alle offenen Bestellungen deren Liefertermin im Rahmen der gesetzten Toleranztage bevorsteht, aber noch nicht überschritten wurde. Es wird vom Systemdatum plus die hier eingestellten Toleranztage in die Zukunft geprüft.
Es werden solche Positionen aufgeführt, die vom Systemdatum plus die hier eingestellten Toleranztage als Lieferung offen sind, d.h., der Liefertermin wurde überschritten. Die eingegebenen Toleranztage verschieben das Datum weiter in die Vergangenheit.
Ist die Checkbox Rückstandsmenge um Liefermenge reduziert aktiviert, werden eingetragene Liefermengen, die noch nicht lagerverbucht wurden, von der Rückstandsmenge abgezogen.
Auch bestehende Anfragen können hier mit Aktivieren der Checkbox in die Anzeige geholt werden.
Eine praktische Funktion besteht darin, alle oder mehrere Positionen eines Lieferanten in einem Druckvorgang zu erfassen, ohne diese alle einzeln markieren zu müssen.
Aktivierst Du die Checkbox Ab Markierung alle Positionen des Lieferanten, reicht es, bei der Markierung eine Position des Liefertanten aus der Anzeige zu wählen, alle danach folgenden werden automatisch mit markiert.
Im Einkaufsauftragskopf wird das Kennzeichen "J" für den Mahnungsdruck gesetzt.
Hier können Auftragsarten (Einkauf) ausgeschlossen werden. In der Standardeinstellung sind dies Anfragen, Rahmenaufträge, Wertgutschriften und Retouren.
Setzt Du diese Funktion auf aktiv, wird die Selektion beim Programmstart direkt geöffnet.
Einstellung zur Nutzung der in MerkatorIQ Version ab 5.0 zur Verfügung stehenden Einkaufsbearbeitung. Diese Option sollte für MerkatorIQ 5.0 aufwärts als Standardeinstellung gewählt werden.
Gesperrte Positionen kommen nicht in die Anzeige
Positionen aus Beistellverfahren kommen nicht in die Anzeige.