In Merkator werden Rahmenaufträge über die Auftragsart definiert. In unserem Beispiel Auftragsart F. Rahmenaufträge für Kunden werden ansonsten wie jeder "normale" Auftrag angelegt. Der Auftrag enthält die Artikel, den vereinbarten Preis und die Rahmenmenge. Die hier hinterlegten Auftragspositionen sind Teil des Rahmenauftrags.
Die Auftragsanlage kann aus dem Kundencenter heraus aufgerufen werden.
Die Neuanlage beginnt mit Klick auf den entsprechenden Button oberhalb der Grid-Anzeige.
In unserem Beispiel ist Auftragsart F Rahmenaufträge vorgesehen.
Die Auftragsart Rahmenauftrag wird im Auftragskopf rechts am Rand angezeigt.
Die Kontraktnummer des Rahmenauftrags wird auf dem Seitenreiter Referenzen automatisch vergeben.
Nach der Erfassung der Kopfdaten lassen sich in der Positionserfassung alle Artikel, der jeweils vereinbarte Preis und die Rahmenmenge erfassen. Der hier erfasste Preis wird später aus dem Rahmen in den Abruf übernommen.
In den Positionsdetails, die mit Rechtsklick aufgerufen werden, befindet sich ebenfalls ein Hinweis darauf, dass diese Position Teil des Rahmenauftrags ist.
Auf dem Seitenreiter Referenzen der Positionsdetails ist dieselbe Kontraktnummer hinterlegt.
Das Erzeugen von Abrufen erfolgt in Merkator immer über die Anlage eines neuen, separaten Auftrags. Merkator prüft dabei während der Positionserfassung automatisch die Kunden-Artikelkombination gegen bestehende Rahmenaufträge. Auf diese Weise wird verhindert, dass bestimmte Artikel für einen Kunden versehentlich außerhalb eines bestehenden Rahmens verkauft werden. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass für das Erzeugen von Abrufen der Rahmenauftrag nicht bearbeitet werden muss.
Abrufe erfolgen immer über einen separaten Auftrag, der jeweils neu anlegt werden muss. Bestellte Positionen dürfen nicht im Rahmenauftrag abgebucht werden.
Damit Merkator in der Positionserfassung eine Kunden-Artikel-Kombination auf bestehende Rahmenaufträge im System automatisch prüft, muss die Rahmenauftragsprüfung in den Positionsoptionen aktiviert sein.
Steht man in der Positionserfassung, lassen sich die Positionsoptionen über das Hauptmenü mit Klick auf Optionen öffnen.
Auf dem Register Prüfung kann die Rahmenauftragsprüfung aktiviert werden. Diese Einstellung sollte als Muster gespeichert werden.
Wird ein nun neuer Auftrag z.B. mit Auftragsart K angelegt, erfolgt die Rahmenauftragsprüfung bei der Positionserfassung.
Werden in einem Auftrag mehrere Positionen zum gleichen Kontrakt abgerufen, so erfolgt die Abfrage nur bei der ersten Position.
Der Kontrakt wird im Detail der Position im Register Referenzen hinterlegt.
Gibt es Artikel, die in mehreren Rahmenaufträgen enthalten sind, so öffnet sich bei Anlage der Position die Kontraktauskunft und man kann wählen, aus welchem Rahmenauftrag der Artikel genommen werden soll. Der ausgewählte Rahmenauftrag wird dann übernommen.
Kommen weitere Positionen hinzu, können diese Artikel entweder ebenfalls mit einem Rahmenauftrag verknüpft oder auch einfach Artikel ohne Rahmenbindung sein.
In der Kontraktübersicht befindet sich eine Übersicht über alle Rahmenaufträge eines gewählten Kunden mit den jeweiligen Abrufen und Restmengen. Die Kontraktübersicht gehört in das Modul Vertrieb und kann von der Startseite aus über das Menü Vertrieb/Kontraktübersicht geöffnet werden.
Erster Schritt ist die Eingabe der Kundennummer ...
... und Klick auf Anzeige.
Alle bestehenden Rahmenaufträge des Kunden werden auf Positionsbasis angezeigt.
Die Kontraktübersicht kann auch über das Kontextmenü zu einem Rahmenauftrag aus dem Kundencenter heraus geöffnet werden.
In diesem Fall werden nur die Positionen sowie die aktuellen Mengen zum gewählten Rahmenauftrag angezeigt.
Über das Kontextmenü oder mit Klick auf den Button in der Toolbar kann die Übersicht der Abrufe je Position aus einem Rahmenauftrag eingesehen werden.
Aus der Kontraktübersicht kann bei Bedarf ein neuer Abrufauftrag direkt generiert werden. Hierfür muss lediglich der gewünschte Artikel, d.h. die entsprechende Position des Rahmenauftrags angewählt sein und es geht weiter mit Klick auf den Button Auftragabruf erzeugen (Shift+F5) in der Toolbar.
In der folgenden Maske zur Generierung von Abrufaufträgen kann dann die Bestellmenge eingegeben werden.
Mit Klick auf <V>erarbeitung wird ein neuer Kundenauftrag angelegt. (In den Optionen kann eingestellt werden, welche Auftragsart der so generierte Auftrag erhalten soll.)
Merkator wechselt in den Auftragskopf des angelegten Kundenauftrags, wo die restlichen Daten erfasst werden. Der Formulardruck kann auch direkt automatisch mit angestoßen werden.
Der Auftrag steht anschließend zur normalen Bearbeitung im Kundencenter bereit und der Abruf ist in der Kontraktübersicht sofort einsehbar.
Ist ein Rahmenauftrag erledigt oder nicht mehr gültig, so kann im Auftragskopf auf dem Seitenreiter Referenzen der Kontrakt auf "erledigt" gesetzt werden.
